Viele Menschen nutzen Videokonferenzen als Kommunikationsmittel. Diese Art von Kommunikationstechnik hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie im Gegensatz zu reinen Audio-Kommunikationstechniken die Teilnehmer der Konferenz sehen kann. Je nach Art der Videokonferenz werden verschiedene Geräte benötigt. Im Allgemeinen werden jedoch lediglich eine Webcam, ein Mikrofon und ein Computer benötigt.
Während einige Computersysteme sofort nach dem Auspacken für Videokonferenzen aktiviert sind, benötigen andere zusätzliche Geräte, um die entsprechende Plattform einzurichten. Die häufigsten Anforderungen sind ein Mikrofon, Lautsprecher und eine Webcam. Einige Leute entscheiden sich dafür, Videokonferenzsoftware zu kaufen, um sie auf ihrem Computer zu installieren, aber diese Software ist nicht erforderlich. Es gibt verschiedene Arten von internetbasierten Videokonferenzprogrammen, die kostenlos heruntergeladen und verwendet werden können. Einige Benutzer entscheiden sich jedoch möglicherweise für den Kauf einer Konferenzsoftware, wenn spezielle Funktionen erforderlich sind.
Webcams sind in einer Vielzahl von Preisen und Optionen erhältlich, obwohl der Computer, der zur Durchführung der Videokonferenz verwendet wird, oft über eine integrierte Webcam verfügt. Wenn eine kleine Gruppe von zwei bis acht Personen an einer Videokonferenz teilnimmt, wird in der Regel nur eine Webcam benötigt. Es gibt jedoch Zeiten, in denen jeder Teilnehmer einer Videokonferenz lieber seine eigene Webcam hat. In diesem Fall muss die Videokonferenzsoftware, die zur Durchführung des Meetings verwendet wird, unabhängig davon, ob sie selbst gekauft oder webbasiert ist, mehr als eine Kamera unterstützen.
Ein gutes Mikrofon ist ein wesentlicher Bestandteil der Videokonferenz. Damit die Teilnehmer effektiver miteinander kommunizieren können, möchte jeder möglicherweise sein eigenes Mikrofon haben, da ein einzelnes Mikrofon möglicherweise nicht die Reichweite hat, um Stimmen im ganzen Raum aufzunehmen. Es gibt viele verschiedene Arten von Mikrofonen auf dem Markt, die verwendet werden können, um eine Videokonferenz zu erleichtern. Diese Mikrofone reichen von Headsets bis hin zu Handmikrofonen, von omnidirektional bis multidirektional und mehr.
Zusätzlich zu einem Computermonitor entscheiden sich manche Leute, während einer Videokonferenz zusätzliche Monitore zu verwenden. Dies tritt insbesondere dann auf, wenn an der stattfindenden Videokonferenz eine große Anzahl von Personen beteiligt ist. Wenn mehr als 20 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen, ist eine Projektionswand in der Regel die beste Art von Monitor, da so alle Teilnehmer klar sehen können, was gerade stattfindet. Auch bei einer großen Anzahl von Personen an einer Videokonferenz sollten mehrere Lautsprecher aufgestellt werden, damit der Ton im gesamten Ort gut zu hören ist.