Um einen Diplomatenpass zu erhalten, sind in der Regel ein Antrag, Passfotos und Anordnungen oder Erklärungen erforderlich, in denen die Notwendigkeit solcher Dokumente dargelegt wird. In den meisten Ländern werden diese Dokumente an Staatsbedienstete und deren bevollmächtigte Angehörige ausgestellt, die in offiziellen Staatsgeschäften ins Ausland reisen oder entsandt werden. Die Trägerorganisation oder Regierungsbehörde fordert und erhält normalerweise den Reisepass einer Person. Dies sind gebührenfreie Reisepässe, die nur bei Reisen ins Ausland im Rahmen der offiziellen Pflichten des Inhabers verwendet werden können.
Der Antragsprozess für einen Diplomatenpass kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Die Kandidaten werden im Allgemeinen von ihren Regierungen angestellt oder sind unmittelbare Familienmitglieder oder autorisierte Begleiter eines solchen Mitarbeiters. Diplomatenpässe werden Regierungsangestellten ausgestellt, die zur Erfüllung ihrer offiziellen Aufgaben ins Ausland reisen müssen. Daher umfasst der Bewerbungsprozess oft ein Gespräch mit dem Außenminister oder der ausstellenden Behörde.
Bewerber beginnen den Bewerbungsprozess oft mit dem Ausfüllen eines Passantrags. Passfotos sowie ein Nachweis der Staatsbürgerschaft und andere Ausweise können ebenfalls verlangt werden. Inhaber beantragen und erhalten ihre Reisepässe selten als Einzelpersonen. Der Antrag wird in der Regel im Namen des Antragstellers von der unterstützenden Regierungsbehörde, z. B. dem Militär, gestellt. In den Vereinigten Staaten können Anträge auch über den Vertreter des Bundeskongresses des Antragstellers gestellt werden.
Der Besitz eines Diplomatenpasses gewährt oder gewährleistet weder diplomatische Immunität noch visumfreies Reisen. Diplomatische Immunität oder Straffreiheit nach den Gesetzen des Gastlandes wird nicht vom Heimatland des Inhabers, sondern vom Gastland gewährt. Dieses Privileg wird unter der Voraussetzung gewährt, dass den Diplomaten des Gastlandes auf Gegenseitigkeit Immunität gewährt wird. Das Wiener Übereinkommen über diplomatische Beziehungen bildet den rechtlichen Rahmen für diplomatische Beziehungen und wurde bis 187 von 2011 Staaten ratifiziert. Einige Staaten müssen den Vertrag noch ratifizieren, während andere nur einige Bestimmungen anerkennen.
Personen, die einen Diplomatenpass mit sich führen, sowie deren bevollmächtigte Angehörige müssen in der Regel ein Diplomatenvisum besorgen, wenn sie in offiziellen Regierungsgeschäften reisen. Wer beispielsweise als Tourist reist, braucht kein Diplomatenvisum. Diplomatische Visa sind in der Regel Personen vorbehalten, die ihre nationalen Regierungen vertreten, und nicht staatliche, Provinzen oder lokale Einrichtungen.
In den meisten Fällen müssen Diplomatenvisa vor Reiseantritt eingeholt werden und erfordern ein Gespräch mit einem Konsularbeamten. Bevollmächtigte Angehörige, Begleitpersonen oder Mitarbeiter, die mit dem Regierungsvertreter reisen, werden häufig ebenfalls befragt. Militärpersonal kann sich unter bestimmten Umständen auch für ein Diplomatenvisum qualifizieren, beispielsweise bei einer militärischen Ausbildung.
Es gibt Online-Unternehmen, die behaupten, sich gegen eine hohe Gebühr Diplomatenpässe und Diplomatentermine sichern zu können. Sie bieten im Allgemeinen Positionen und Pässe aus afrikanischen und ozeanischen Nationen an. Einige versprechen, Botschafter oder andere Positionen wie Minister, Konsul oder Attache zu sichern.
Diese Dienste sind in der Regel betrügerisch, da für die Ernennung von Diplomaten und Passbehörden für qualifizierte Personen keine Gebühr erhoben wird. Sofern es sich bei dem Inhaber nicht um einen offiziellen Regierungsangestellten handelt, der zur Erfüllung seiner Pflichten Reisedokumente benötigt, benötigen und sollten Personen keine Diplomatenpässe oder Visa ausgestellt werden. Reisen mit betrügerisch erlangten diplomatischen Beglaubigungen können schwere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.