Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen eine Person möglicherweise eine Ausnahmegenehmigung verfassen muss. Es kann beispielsweise erforderlich sein, zu erklären, warum ein Steuerzahler von der Zahlung bestimmter lokaler, bundesstaatlicher oder bundesstaatlicher Steuern befreit ist. Darüber hinaus kann ein solches Schreiben erforderlich sein, um eine Befreiung von gesetzlich vorgeschriebenen Impfungen oder anderen gesetzlichen Anforderungen, gegen die eine Person einen triftigen Grund für die Nichteinhaltung hat, rechtlich geltend zu machen. Obwohl jede Situation leicht unterschiedliche Informationen erfordern kann, wird das Format eines Freistellungsschreibens unabhängig von seiner beabsichtigten Verwendung weitgehend gleich sein. Das Schreiben sollte grundlegende Identifizierungsinformationen, eine Erläuterung der rechtlichen Verpflichtung und den Grund für die Ausnahme enthalten und deutlich angeben, dass der Verfasser die Ausnahme beantragt.
Beim Verfassen eines Freistellungsschreibens ist der erste Schritt, sicherzustellen, dass die Korrespondenz an die entsprechende Person oder Agentur adressiert ist. Steuerbehörden können beispielsweise viele verschiedene Büros und Adressen haben, die die Korrespondenz der Steuerzahler empfangen. Ein einfacher Telefonanruf sollte gegebenenfalls die richtige Postanschrift und den Namen der Person ermitteln, an die der Brief gerichtet werden soll.
Der Brief selbst sollte die relevanten Informationen des Verfassers enthalten, wenn nicht auf Briefkopf, wie Name, Adresse und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Nachdem es richtig adressiert wurde, sollte das Schreiben angeben, worauf es sich bezieht, z. B. „Umsatzsteuerbefreiung“ oder „Impfbefreiung“. Außerdem sollte eine Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer angegeben werden, damit der Empfänger weiß, wessen Unterlagen von der Steuerbefreiung betroffen sind.
Innerhalb eines Freistellungsschreibens sollte der Verfasser angeben, für welche rechtliche Verpflichtung er oder sie eine Freistellung beantragt. Besteht beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer, so sollte der Verfasser des Schreibens anerkennen, dass diese Verpflichtung Gegenstand des Schreibens und damit der Befreiung ist. Nach Angabe der gesetzlichen Verpflichtung sollte der Verfasser erläutern, warum ihm eine Befreiung von der Verpflichtung zusteht. Der Autor sollte nach Möglichkeit auf eine Rechtsquelle verweisen, die ihn zur Befreiung berechtigt.
Neben der Erläuterung der gesetzlichen Verpflichtung und des Grundes, aus dem der Verfasser glaubt, dass er oder sie Anspruch auf die Befreiung hat, sollte das Schreiben deutlich machen, dass der Verfasser die Befreiung beantragt. Handelt es sich um eine Minderjährige, wie bei der Impfpflicht, muss der Verfasser den Namen des Kindes, die Verwandtschaft zum Kind angeben und die elterliche Befreiung z. B. aus religiösen Gründen geltend machen. Die Angabe der Freistellung in einem einfachen Satz am Ende des Schreibens soll dem Leser klar machen, dass der Autor die Freistellung beansprucht.
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