Satzungen sind die Regeln und Verfahren, die jede Organisation verwendet, um ihren Vorstand, ihre leitenden Angestellten und ihre Mitgliedschaft zu gründen und ihre operativen und administrativen Geschäfte zu führen. Die Person oder das Gremium, die bzw. der für das Verfassen von Non-Profit-Satzungen verantwortlich ist, sollte mit allen behördlichen Anforderungen an das Dokument sowie mit den allgemeinen Zielen und Bedürfnissen der Organisation vertraut sein. Wenn Sie eine Satzung für gemeinnützige Organisationen verfassen, sollten diese alle erforderlichen Informationen enthalten, einen klaren Überblick über die Führung der Organisation geben und so klar und kurz wie möglich sein.
Die Satzung für gemeinnützige Organisationen sollte die Regeln und Verfahren für die Einrichtung eines Verwaltungsrats enthalten. Dies würde die Häufigkeit und das Verfahren für die Wahl oder Ernennung von Vorstandsmitgliedern sowie die Dauer ihrer Amtszeit und die Anzahl der aufeinanderfolgenden Amtszeiten umfassen. Die Satzung sollte Informationen darüber enthalten, wie Vorstandssitzungen durchgeführt werden, sowie die Mindestanzahl von Mitgliedern, die für die Beschlussfähigkeit erforderlich sind. Die Verfahren zur Abberufung eines Vorstandsmitglieds, falls erforderlich, sollten in der Satzung sehr klar festgelegt werden. Sinnvoll ist auch eine Erklärung, in der die Haftungsgrenzen für Vorstandsmitglieder beschrieben werden.
Auch die Wahl der Amtsträger sollte in der Satzung geregelt werden. Die Non-Profit-Organisation ermittelt, welche Amtsträger für eine effektive Geschäftstätigkeit erforderlich sind, und legt dann Regeln für die Wahl von Amtsträgern und die Dauer ihrer Amtszeit fest. Die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse jedes Beamten sollten breit, aber klar definiert sein. Darüber hinaus ist es ratsam, eine Erklärung darüber beizufügen, welche Mitglieder oder stellvertretenden Amtsträger befugt sind, bei vorübergehender Abwesenheit eines Amtsträgers zu vertreten.
Die Organisation sollte entscheiden, ob sie eine stimmberechtigte Mitgliedschaft hat oder nicht. Wenn der allgemeinen Mitgliedschaft das Stimmrecht zu bestimmten Themen zuerkannt wird, sollte die Satzung die Verfahren für diese Abstimmung regeln. Typischerweise würde dies eine Definition der Mitgliedschaft, der individuellen Rechte des Mitglieds als Teil der Organisation und des Prozesses für die Abhaltung von Sitzungen und Abstimmungen über Themen beinhalten.
Obwohl es wichtig ist, alle geltenden Vorschriften in Bezug auf die Satzung für gemeinnützige Organisationen einzuhalten, sollten sie so kurz wie möglich gehalten und breit genug gehalten werden, um der Organisation eine gewisse Flexibilität zu ermöglichen. Anstatt beispielsweise zu sagen, dass der Vorstand jeden dritten Dienstag im Monat um 6:00 Uhr zusammentritt, ist eine flexiblere Aussage, dass der Vorstand in regelmäßigen Abständen, jedoch mindestens einmal pro Quartal, zusammentritt. Dies ermöglicht der Organisation eine gewisse Flexibilität, Besprechungstage und -zeiten nach Bedarf zu ändern, wobei jedoch ihre eigenen Satzungen eingehalten werden. Dies ist nur ein mögliches Beispiel; die Konzepte der Kürze und Flexibilität sollten nach Möglichkeit allgemein gelten.
Sobald die Satzung verfasst, vom Vorstand genehmigt und den zuständigen Behörden vorgelegt wurde, sollte sie regelmäßig, vielleicht alle drei bis fünf Jahre, überprüft werden. Eine gemeinnützige Organisation kann im Laufe ihres Bestehens ihre Richtung und ihren Schwerpunkt ändern, wenn sich die Bedürfnisse ihrer Mitglieder ändern. Lokale und regionale Gesetze in Bezug auf die Satzung für gemeinnützige Organisationen können sich ebenfalls von Zeit zu Zeit ändern. Die Satzung sollte den Gesamtzweck der Organisation widerspiegeln und unterstützen und muss regelmäßig geändert und überarbeitet werden, wenn die gemeinnützige Organisation wächst und reift. Es ist auch eine gute Idee, größere Änderungen der Satzung von einem erfahrenen Anwalt überprüfen zu lassen, um die Einhaltung aller geltenden Gesetze sicherzustellen.