Die Entwicklung eines Verständnisses für den Zweck eines Lückenanalyseberichts ist in der Regel der erste Schritt beim Schreiben eines nützlichen Dokuments. Ein Bericht zur Gap-Analyse untersucht die Lücke zwischen dem aktuellen Zustand eines Unternehmens und seinen Zielen. Diese Informationen können einer Organisation helfen, einen Plan zum Erreichen von Zielen zu erstellen. Der Lückenanalysebericht überprüft auch die Geschichte der Entität, um festzustellen, wie sie ihren aktuellen Status erreicht hat. Dies kann Planern helfen, zu bestimmen, welche Methoden für Verbesserungen am wünschenswertesten sind.
Das Hauptziel des Verfassens eines Gap-Analyseberichts besteht normalerweise darin, ein Verständnis der Auswirkungen jedes Elements in der Organisation zu demonstrieren. Dies ist ein effektiver Weg, um Personen, Abteilungen und Aktivitäten zu finden, die die Erreichung der Unternehmensziele behindern. Obwohl es nützlich sein kann zu beobachten, wie gut ein Element der Organisation an sich funktioniert, besteht der Gesamtzweck darin, zu bestimmen, wie sich jedes dieser Teile auf den gesamten Betrieb auswirkt.
In den meisten Fällen wird ein Gap-Analysebericht von einem Team erstellt. Dies ist teilweise auf den Arbeitsaufwand zurückzuführen, der für eine gründliche Analyse erforderlich ist. Es ist auch eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass der Bericht nicht den Standpunkt einer Person widerspiegelt. Informationen für Gap-Analyse-Berichte können durch Interviews, Umfragen und die Durchsicht von Akten, beispielsweise in den Bereichen Finanzen und Personal, gewonnen werden.
Eines der Schlüsselelemente eines Gap-Analyseberichts ist die Problemstellung. Dies ist eine Zusammenfassung der dringendsten Probleme, die die Organisation davon abhalten, ihre Ziele zu erreichen. Diese Punkte werden in den Plan aufgenommen, um einen Ausgangspunkt für Verbesserungen zu bieten.
Nachdem die Informationen gesammelt wurden, kann ein Plan erstellt werden, um die Lücke zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Zustand der Organisation zu schließen. Einige der Dinge, die bei der Erstellung dieses Plans berücksichtigt werden können, umfassen die erforderlichen Ressourcen wie Geld, Zeit und Mitarbeiter. Der Plan könnte auch beschreiben, welche Werkzeuge oder andere Materialien benötigt werden und möglicherweise wie sie beschafft werden können.
Ein Bericht zur Gap-Analyse beschreibt in der Regel auch, welcher Prozess befolgt werden sollte, damit die Organisation ihre Ziele erreicht. Dies kann Zeitpläne, Fristen und Kennzahlen zur Erfolgsmessung umfassen. Eine Analyse umfasst häufig auch Benchmarks für spezifische Ziele, damit die Fortschritte einheitlich und konsistent sind.
Einige Organisationen verwenden eine andere Art von Analyse, um zu bestimmen, welche Schritte unternommen werden müssen, um die Lücke zu schließen. Dies ist eine Untersuchung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (SWOT), die mit einem bestimmten Unternehmen verbunden sind und wird als SWOT-Analyse bezeichnet. Durch das Verständnis dieser allgemeinen Eigenschaften des Unternehmens und der Gründe für die Lücke kann ein umfassender Plan für die Weiterentwicklung erstellt werden.