Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, sollten Sie einen Gesprächston und die richtige Formatierung verwenden und sich kurz fassen. Planen Sie Ihren Brief, bevor Sie ihn schreiben, indem Sie die Hauptbereiche oder Themen, die aufgenommen werden sollen, sowie alle spezifischen Vorfälle oder Details auflisten. Legen Sie dann eine logische Reihenfolge fest, in der die Probleme angegangen werden sollen. Beziehen Sie sich im ersten Absatz kurz auf frühere Korrespondenz oder Gespräche und kommen Sie dann direkt zum Zweck des Geschäftsbriefs. Geben Sie alle Folgemaßnahmen im letzten Absatz klar an.
Ton
Verwenden Sie einen angenehmen Ton, insbesondere wenn der Geschäftsbrief eine negative Handlung oder eine negative Antwort enthält. Zeigen Sie gegebenenfalls Wertschätzung dafür, wie der Empfänger Ihnen geholfen hat. Im letzten Absatz danken Sie dem Empfänger für seine Zeit, Überlegung oder Mühe. Versuchen Sie, ohne zu persönlich zu sein, einen freundlichen, mitfühlenden Ton für Geschäftsbriefe zu verwenden. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht haben, geben Sie den Fehler direkt zu.
Um die Tendenz zu vermeiden, in einem Geschäftsbrief zu förmlich zu schreiben, verwenden Sie Kontraktionen, wie sie üblicherweise beim Sprechen verwendet werden. Fügen Sie auch Personalpronomen wie „ich“, „wir“ und „unser“ statt formellerer Entscheidungen wie „das Unternehmen“ ein. Sei präzise. Schreiben Sie zum Beispiel statt „Wir haben Ihre Korrespondenz bezüglich …“ einfach „Wir haben … erhalten“. Sehr formelle Formulierungen sind in bestimmten Arten von Rechtsdokumenten oder Korrespondenz besser geeignet als in einfachen Geschäftsbriefen.
Format
Verwenden Sie das richtige Format für einen Geschäftsbrief. Der Blockstil ist der einfachste. Bei einem Blockbrief beginnen alle Teile am linken Rand ohne Einrückungen.
Reihenfolge der Hauptkomponenten
Wenn Sie Briefpapier mit Ihrem Firmen- oder persönlichen Namen oben verwenden, müssen Sie Ihren Namen und Ihre Adresse nicht eingeben. Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, geben Sie Ihre Adresse oben auf der Seite ein. Sie sollten für die meisten Geschäftsbriefe keine schicken Briefpapiere oder farbiges Papier verwenden.
Geben Sie etwa drei bis zehn Zeilen nach Ihrer Adresse oder unter dem Briefkopfdruck das Datum ein und achten Sie darauf, den Monat anzugeben. Geben Sie vier Zeilen unter dem Datum die Innenadresse ein. Die Inside-Adresse enthält den vollständigen Namen, die Anschrift, den Ort und die Postleitzahl des Empfängers, jeweils in einer eigenen Zeile. Lassen Sie zwischen der letzten Zeile der Anrede und der Anrede eine Leerzeile. Die Anrede erfolgt in der Regel in der Form „Sehr geehrter Herr Schmied“ oder „Sehr geehrte Frau Jones“ – natürlich mit dem tatsächlichen Nachnamen des Empfängers anstelle dieser Beispiele – gefolgt von einem Doppelpunkt.
Eine einzelne Leerzeile trennt jeden Absatz im Brief. Geben Sie einen Abschluss ein, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Verwenden Sie nach dem Schließen ein Komma.
Lassen Sie drei oder vier leere Zeilen für eine Unterschrift und geben Sie Ihren Namen ein. Platzieren Sie Ihre Berufsbezeichnung, falls gewünscht, unter Ihrem Namen. Wenn Sie Ihrem Geschäftsbrief Anhänge oder Anlagen beifügen, geben Sie das entsprechende Wort – „Anlage“ oder „Anlage“ – nach einer Leerzeile unter Ihrem eingegebenen Namen oder Titel ein.
Korrekturlesen
Überprüfen Sie Ihren Geschäftsbrief nach dem Schreiben, um sicherzustellen, dass alles richtig und vollständig ist, einschließlich aller Daten und etwaiger Geldbeträge. Lies den Brief Korrektur auf typografische oder grammatikalische Fehler. Lassen Sie Ihren Brief von einer anderen Person lesen, bevor Sie ihn abschicken, und vergessen Sie nicht, den Brief mit einem blauen oder schwarzen Tintenstift zu unterschreiben.
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