Eine Bestellung ist eine Kaufverpflichtung, ein Rechtsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer übergeben wird. Der Bestellprozess beginnt mit der Vergabe einer eindeutigen Nummer und eines Dokuments, das alle Aspekte des Kaufprozesses festlegt. Die Vertragsbedingungen einer Bestellung können Fracht, Lieferdatum, Kosten, Warenbeschreibung, Zahlungserwartungen und vieles mehr umfassen.
Große oder kleine Hersteller, die die Lagerbestandsmenge auf einer Lageretage begrenzen möchten, warten auf eine Bestellung von einem Kunden, um mit der Ausführung einer Bestellung zu beginnen. Der Bestellprozess beginnt mit einem Dokument vom Käufer an den Verkäufer, das die Erwartungen an das Produkt sowie die Lieferbedingungen umreißt. Der Hersteller erteilt dann in der Regel einen Kundenauftrag, der diese Erwartungen bestätigt. Stimmen Bestellung und Bestellung überein, beschränkt dies die Haftung beider Parteien, da die Bestellung ein rechtsverbindlicher Kaufvertrag ist.
Nachdem der Kundenauftrag generiert wurde, kann der Hersteller mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen. Dies kann den Einkauf von Materialien, die Einstellung von Arbeitskräften und die Änderung von Geräten umfassen. Der Bestellprozess schützt den Hersteller für den Fall, dass der Käufer sich entscheidet, vom Verkauf zurückzutreten, nachdem dem Verkäufer Kosten entstanden sind. Der Käufer ist durch dieses Verfahren auch geschützt, da er nicht verpflichtet ist, Waren anzunehmen oder zu bezahlen, die nicht den im Dokument beschriebenen Erwartungen entsprechen.
Der Bestellprozess trägt auch dazu bei, die Bestellung zu rationalisieren, indem er alle oder die meisten der am Bestellprozess beteiligten Variablen auflistet. Dazu gehören die Warenbeschreibung, das voraussichtliche Datum, die genauen Kosten, die Zahlungsbedingungen und sogar die Partei, die zur Zahlung der Frachtkosten verpflichtet ist. Dieser Prozess ist besonders beim Import oder Export von unschätzbarem Wert, da viele der Begriffe eine universelle Bedeutung haben und für andere Länder leicht erkennbar sind.
Viele Hersteller verwenden Bestellungen, um Cashflow-Budgets Monate oder sogar Jahre im Voraus zu planen. Der Zeitraum von der Auftragserteilung bis zur Lieferung und dem Zahlungseingang kann ziemlich lang sein. Ein Unternehmen muss seine Ausgaben entsprechend planen, um kurzfristigen Bargeldbedarf, wie die Gehaltsabrechnung, decken zu können.
Nach Auftragserteilung und Auftragsbestätigung beginnt die Arbeit. Der Prozess endet mit der Lieferung der Ware und der Ausstellung einer Rechnung, obwohl einige Hersteller die vollständige oder teilweise Zahlung vor der Lieferung verlangen. Sobald die Ware angenommen und die Rechnung bezahlt ist, ist der Bestellvorgang abgeschlossen.