Die Gewinn- und Verlustrechnung ist einer von drei wichtigen Jahresabschlüssen eines Unternehmens. Obwohl die meisten Gewinn- und Verlustrechnungen dieselben oder sehr ähnliche Daten enthalten, kann das Format der Gewinn- und Verlustrechnung etwas abweichen. Die Wahl des besten GuV-Formats hängt von einigen Optionen ab, die auf der Größe und dem Umfang eines Unternehmens basieren. Zu diesen Optionen gehören die Verwendung einer ein- oder mehrstufigen Gewinn- und Verlustrechnung mit mehreren Zeilen für alle Aktivitäten im Unternehmen und die Erstellung der Rechnung für interne oder externe Benutzer. Eigentümer und Führungskräfte – zusammen mit Empfehlungen von Buchhaltern – sind dafür verantwortlich, diese Entscheidung zu treffen.
Ein einstufiges GuV-Format erfordert nur ein mathematisches Verfahren zur Berechnung des Betriebsergebnisses oder des Gewinns. Dieses Basisformat addiert Umsatz und Gewinn für einen bestimmten Zeitraum, z. B. einen Monat oder ein Quartal. Dann addiert ein Buchhalter Ausgaben und Verluste für denselben Zeitraum. Die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen stellt den Nettogewinn oder das Betriebsergebnis eines Unternehmens während des angegebenen Zeitraums dar. Kleine Unternehmen – insbesondere solche, die außerhalb des Hauses eines Eigentümers ansässig sind – können dieses vereinfachte Format für die Gewinn- und Verlustrechnung verwenden.
Ein mehrstufiges GuV-Format eignet sich am besten für Unternehmen, die aussagekräftigere Daten aus dem Jahresabschluss benötigen. Diese Aufstellung enthält mindestens drei verschiedene Berechnungen, um das Betriebsergebnis oder den Gewinn eines Unternehmens für den gegebenen Zeitraum zu ermitteln. Im ersten Abschnitt werden die Kosten der verkauften Waren und Einkaufsrabatte vom Bruttoumsatz abgezogen, was zum Bruttogewinn führt. Vom Bruttogewinn abgezogene Betriebsausgaben ergeben die Betriebseinnahmen für den gegebenen Zeitraum. Betriebsfremde Aufwendungen und einmalige außerordentliche Posten, die vom Betriebsertrag abgezogen werden, stellen den Nettoertrag des Geschäfts während des angegebenen Zeitraums dar.
Die endgültige Entscheidung über das Format der Gewinn- und Verlustrechnung ist die Vorbereitung für interne versus externe Benutzer. Eigentümer und Führungskräfte benötigen möglicherweise Informationen in einem etwas anderen Format als diejenigen, die sich außerhalb des Unternehmens befinden. Private Unternehmen oder eng verbundene Unternehmen haben in der Regel mehr Freiheit bei der Erstellung eines Gewinn- und Verlustrechnungsformats, das am besten für diejenigen innerhalb des Unternehmens oder diejenigen geeignet ist, die eng mit ihm verbunden sind. Aktiengesellschaften müssen die Gewinn- und Verlustrechnung in einem Format erstellen, das bestimmten Rechnungslegungsstandards und -vorschriften entspricht. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und externe Wirtschaftsprüfer können auch Informationen zur Verwendung des korrekten Formats der Gewinn- und Verlustrechnung vorlegen, damit Unternehmen die Anforderungen aller interessierten Parteien und Vorschriften für die Meldung von Nettogewinnen oder Gewinnen erfüllen können.