Dokumentenkontrollspezialisten verwalten die Sammlung, Speicherung und den Abruf der internen Dokumente einer Organisation. Für den Berufseinstieg ist in der Regel eine Hochschulausbildung erforderlich, für eine Führungsposition kann jedoch eine gewisse Hochschulausbildung erforderlich sein. Um ein Spezialist für Dokumentenkontrolle zu werden, müssen Sie auch über gute organisatorische, EDV- und kaufmännische Fähigkeiten verfügen. Beschäftigung für diesen Beruf findet man normalerweise im Gesundheitswesen, im Rechts- und Fertigungsbereich sowie in Bildungs- und Regierungseinrichtungen. Zu den typischen Aufgaben eines Dokumentenkontrollspezialisten gehören das Ablegen, Verteilen und Wiederherstellen von gedruckten und elektronischen Dokumenten.
Um Fachkraft für Dokumentenkontrolle zu werden, benötigen Sie ein Abitur und eine umfassende berufsbegleitende Ausbildung. Die meisten Spezialisten beginnen diese Karriere in einer Einstiegsposition und übernehmen mit zunehmendem Wissen und Können zusätzliche Verantwortung. Bestimmte Arbeitgeber können von Ihnen verlangen, dass Sie ein zwei- oder vierjähriges Studium absolvieren, um in einer Führungsposition zu arbeiten. Andere sind möglicherweise bereit, anstelle eines College-Abschlusses eine professionelle Zertifizierung zu akzeptieren. Spezialisierte Schulungen und Zertifizierungen werden von international anerkannten Organisationen wie der Knowledge Management Professional Society (KMPro) und der Association for Information and Image Management (AIIM) angeboten.
Um Fachkraft für Dokumentenkontrolle zu werden, müssen Sie neben Ihrer formalen Ausbildung auch über sehr gute organisatorische und kaufmännische Fähigkeiten verfügen. Diese Fachleute müssen täglich die Verwendung von Hunderten von Dokumenten organisieren und verfolgen. Sie müssen in der Lage sein, sowohl gedruckte als auch elektronische Ablagesysteme zu erstellen und zu verwalten, um in diesem Beruf erfolgreich zu sein. Für diesen Job sind außerdem ausgezeichnete Computerkenntnisse und Vertrautheit mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen erforderlich. Führungspositionen erfordern in der Regel gute Kommunikations- und Führungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, andere Mitarbeiter zu schulen.
Nachdem Sie ein Spezialist für Dokumentenkontrolle geworden sind, können Sie bei einer Reihe von verschiedenen Organisationen eine Anstellung finden. Diese Fachkräfte werden häufig im Gesundheitswesen, im Technologie- und Fertigungsbereich sowie in der Bau- und Technologiebranche eingesetzt. Regierungs- und Bildungseinrichtungen sowie Banken und andere Finanzdienstleistungsunternehmen nutzen ebenfalls Dokumentenkontrollsysteme. Sie können möglicherweise eine Arbeit bei einem unabhängigen Dokumentenkontrolldienst finden, wenn eine traditionelle Beschäftigung nicht verfügbar ist. Bestimmte Arbeitgeber im biomedizinischen oder juristischen Bereich benötigen möglicherweise vor der Einstellung eine spezielle Ausbildung.
Diese Spezialisten beschäftigen sich in der Regel mit Aktivitäten wie der Organisation und Ablage verschiedener gedruckter und elektronischer Dokumente. Sie stellen sicher, dass die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist, und verfolgen dessen Speicherort und Verwendung. Diese Fachleute verwenden auch Scanner, um elektronische Kopien von Papierdokumenten zu erstellen und Ablagesysteme zum Speichern und Abrufen zu erstellen. Es kann erforderlich sein, dass Spezialisten auf Managementebene Verfahren und Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten entwickeln und implementieren und Mitarbeiterschulungen durchführen.