Si necesita redactar un memorando, no se preocupe, ya que no es difícil. Las partes básicas de un memorando son el encabezado, el mensaje o cuerpo, las iniciales de referencia y las anotaciones, si es necesario. Los memorandos se utilizan generalmente dentro de una empresa u oficina, siendo las cartas comerciales formales el método preferido para la comunicación externa.
Para escribir un memorando, tenga en cuenta que el tono es menos formal que el de una carta. El saludo (Estimado…) y el cierre (Sinceramente suyo…) utilizados en las cartas no son necesarios en una nota. El área de encabezado contiene el nombre de las personas que reciben el memorando, el asunto, la fecha y el nombre del remitente. El término más antiguo utilizado para la línea de asunto era Re: que indicaba «en referencia a». El formato de una nota es párrafos de estilo bloque con una línea en blanco entre ellos.
Como regla general, el remitente de las iniciales de la nota en tinta junto a su nombre en el encabezado. Este paso es más una formalidad, lo que indica que la nota, de hecho, está siendo enviada por esa persona. Esto se puede hacer antes de realizar copias.
Si alguien que no sea el remitente escribió la nota, las iniciales de esa persona a menudo se incluyen debajo del cuerpo o mensaje de la nota. El área de notaciones incluye la palabra «adjunto» si corresponde. Cuando escribe una nota, el término adjunto se utiliza en lugar del término adjunto.
El cuerpo o el mensaje de una nota contiene información detallada de carácter profesional sobre el propósito de la nota, cualquier acción que se deba tomar, etc. Una nota no debe abordar generalmente más de un tema. Por lo general, una nota es siempre de una página o menos. Si el memorando debe incluir mucha información, las listas con viñetas pueden ser beneficiosas.
En cuanto al estilo, si necesita escribir un memorando, use la voz activa, en lugar de la pasiva, y use verbos activos. Para escribir un memorando, tenga en cuenta a su audiencia al crear su memorando. Revise su memorando cuidadosamente y elimine la palabrería innecesaria.