Los programas de servidor de fax de código abierto están diseñados para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del uso del fax y facilitar el envío y la recepción de faxes al almacenar todo en una computadora. Los verdaderos servidores de fax requieren servidores de hardware para funcionar, pero un servidor de fax de código abierto elimina esta necesidad al virtualizar todos los servicios y dejar solo espacio en el disco duro como necesidad. Aparte de la virtualización, el mejor servidor de fax podrá conectarse con bases de datos con fines de almacenamiento y podrá enrutar los faxes entrantes a los usuarios correctos. También podrá bloquear ciertos números de teléfono, como los números de teléfono de emergencia, para que no se pierda tiempo ni dinero.
Una de las muchas tareas de un buen servidor de fax de código abierto es realizar la virtualización de todos los servicios. Un verdadero servidor de fax requiere una computadora servidor, software de servidor, una gran cantidad de recursos y cables telefónicos. Un servidor de fax virtualizado solo necesita espacio en el disco duro, aunque algunos pueden requerir un cable telefónico, según el modelo. Los programas virtualizados pueden ahorrarle dinero a la empresa, ya que se necesitan menos recursos y hardware, lo que facilita su ejecución y mantenimiento.
La mayoría de los clientes de servidores de fax de código abierto necesitan servidores de fax porque reciben o envían una gran cantidad de faxes. Para ayudar a satisfacer esta necesidad y ayudar a almacenar todos los faxes entrantes y salientes, un servidor de fax de código abierto debería poder conectarse a una base de datos. De esta forma, la base de datos puede almacenar toda la información sin que el usuario tenga que guardar manualmente los documentos.
Cuando un servidor de fax de código abierto recibe un fax, puede hacer una de dos cosas. Puede guardar todos los faxes en una bandeja de entrada grande hasta que un usuario la abra, o puede enrutar el fax al usuario apropiado. Enrutar un fax al usuario correcto generalmente requiere algo de trabajo o programación inicial, pero esto aumentará la eficiencia del servidor de fax y garantizará que cada usuario reciba su fax tan pronto como lo reciba.
Algunos servidores de fax de código abierto, al igual que los faxes normales, pueden llamar accidentalmente a números, como el 911 y otros números de emergencia. Esto le cuesta dinero a la empresa, porque estos servicios normalmente cobran por llamadas innecesarias, incluso si la empresa no tuvo la intención de realizar la llamada. La capacidad de bloquear estos números, y otros números de teléfono que no son propicios para un entorno de trabajo, garantizará que el fax solo se utilice para fines comerciales.