La tecnología es extremadamente beneficiosa para las empresas que necesitan usar y seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) en los negocios. El software GAAP representa tipos específicos de tecnología que una empresa puede usar para registrar información financiera electrónicamente. Elegir el mejor software GAAP puede implicar elementos como el costo, el uso y la disponibilidad para actualizaciones en el futuro. El uso de la tecnología en el entorno empresarial actual permite que las empresas pequeñas y grandes utilicen software de contabilidad. En algunos casos, una empresa de contabilidad pública puede ser útil para decidir qué software es mejor para la empresa.
Aunque los costos de la tecnología pueden continuar disminuyendo para cierto software o hardware a medida que la tecnología mejora, el software GAAP a veces puede tener un costo prohibitivo. Por ejemplo, las pequeñas empresas generalmente no tienen los recursos necesarios para implementar completamente un paquete de software de contabilidad. Cuando el costo se convierte en un problema, una empresa puede decidir elegir un software GAAP que comience con poco y luego agregar otras piezas al paquete inicial. Por ejemplo, una pequeña empresa puede comenzar con uno o dos módulos de software de contabilidad a bajo costo y luego comprar más a medida que la empresa crece. Las empresas más grandes también pueden usar la tecnología de software de manera similar, comenzando de a poco y obteniendo más piezas según sea necesario.
El uso del software GAAP también puede afectar la elección de tecnología en las actividades comerciales de una empresa. En algunos casos, puede recomendarse el software GAAP de las firmas de contadores públicos o del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), la organización responsable de crear los GAAP. Estas recomendaciones son más importantes para las empresas que trabajan en industrias técnicas que tienen procesos contables específicos para la información comercial. Una empresa puede necesitar usar el mismo software de contabilidad que su firma de contabilidad pública, por ejemplo, por lo que la transferencia de información es más fácil que usar un sistema de software diferente. El uso de un sistema de software de marca puede ser mejor si la empresa que proporciona la tecnología tiene una ventaja competitiva en el mercado.
GAAP rara vez se mantiene igual a largo plazo; FASB realiza constantemente ajustes para mejorar la información financiera de las empresas. Por lo tanto, el software GAAP que utiliza una empresa también debe poder mantenerse actualizado para los cambios en los principios de contabilidad. La compañía de tecnología detrás del software debe tener la capacidad de actualizar el software para nuevos principios de contabilidad sin apagar todo el sistema. En algunos casos, actualizar cada módulo en diferentes momentos puede ser la mejor opción aquí. Esto puede ayudar a evitar actualizaciones costosas que pueden crear situaciones difíciles de continuidad comercial con el software de contabilidad.
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