Muchas veces, el personal de recepción de una empresa u organización tiene que trabajar en entornos agitados. No solo tienen que contestar teléfonos, sino que también tienen que interactuar con clientes y compañeros de trabajo, así como atender otras tareas como tareas de contabilidad y más. Con tanto que hacer, es imperativo que una recepcionista esté debidamente capacitada, ya que esto ayudará a una empresa u organización a operar de una manera fluida, efectiva y eficiente. Los cursos de recepcionista se pueden tomar en persona o en línea, y se encuentran a nivel internacional. Los mejores cursos deben incluir capacitación adecuada en comunicación verbal, procesamiento de textos y programas financieros, y comunicación interpersonal.
El tipo exacto de cursos de recepcionista elegidos debe ser relevante para la industria en la que trabaja o desea trabajar. A menudo, se requerirá que una recepcionista complete transcripciones o cartas comerciales y otros documentos que requieran una ortografía correcta y un reconocimiento de la terminología común utilizada en la industria. Cuando se emplea en una industria que utiliza vocabulario y jerga específicos, como los campos médico o legal, es extremadamente útil tomar cursos de terminología. Se ofrecen clases en muchos campos que brindan capacitación en esta área.
Ya sea para obtener un certificado o título, o simplemente para mejorar sus habilidades, hay una variedad de formas de tomar cursos de recepcionista. Los cursos en línea son una ventaja educativa moderna y conveniente, aunque debe tener una computadora con acceso a Internet de alta velocidad y un programa de procesamiento de textos. También preste atención para ver qué requisitos adicionales puede tener cada clase, incluida la compra de libros de texto o la compra de software de computadora, ya que esto puede ser adicional a los costos básicos de la inscripción. Las clases en persona en una universidad o centro de capacitación vocacional generalmente se llevarán a cabo en un laboratorio de computación donde el software ya está instalado, aunque es posible que deba programar un tiempo en el laboratorio para completar las tareas.
Otras clases para tomar le enseñarán cómo mejorar sus habilidades de comunicación verbal, ya que una recepcionista profesional debe saber cómo manejar adecuadamente los asuntos cotidianos, además de tratar con clientes y compañeros de trabajo difíciles. Los temas pueden incluir cómo interactuar con los clientes y compañeros de trabajo tanto en persona como por teléfono, realizar múltiples tareas mientras interactúa con las personas y tomar mensajes de manera adecuada. Manejar situaciones estresantes, brindar un servicio al cliente excepcional y trabajar con citas son habilidades que debe tener una recepcionista.