Por lo general, se requieren cuatro conjuntos de habilidades para convertirse en un oficial administrativo: comunicación, software, organización e interpersonal. Un oficial administrativo tiene una gama de responsabilidades, típicamente enfocadas en las operaciones del negocio u organización. Este tipo de posición se encuentra en grandes organizaciones, con múltiples capas de administración y gestión. Las personas que reportan la mayor satisfacción al trabajar como oficial administrativo generalmente disfrutan trabajar con personas y administrar múltiples tareas.
La mayoría de las personas completan un título o diploma en administración o administración de empresas para convertirse en un oficial administrativo. Estos programas están disponibles tanto a nivel de colegio comunitario como a nivel universitario. Los programas de colegios comunitarios generalmente duran de uno a dos años, y un título universitario es de tres a cuatro años. El principal beneficio de un programa universitario es el enfoque en el desarrollo de habilidades prácticas, mientras que un programa de capacitación universitaria generalmente es de naturaleza más teórica.
Las habilidades de comunicación son esenciales para cualquiera que quiera obtener un trabajo como oficial administrativo. Los candidatos generalmente deben poder escribir para una variedad de audiencias diferentes, proporcionando instrucciones claras y pautas para otros. Las habilidades de comunicación oral son una gran parte de cualquier relación comercial, y el oficial administrativo es una parte esencial de la estrategia de comunicación.
Los programas de software de productividad de Office generalmente se requieren para casi todas las tareas que realiza un oficial administrativo. Él o ella debe tener habilidades de nivel experto en las herramientas utilizadas por la organización. Puede ser muy importante mantener estas habilidades actualizadas tomando cursos de actualización cuando se lance una nueva versión del software. La mecanografía y otras habilidades tecnológicas se pueden obtener a través de un programa de autoformación, pero la mayoría de las personas aprenden estas habilidades en un programa de capacitación universitaria.
Una vez que te conviertes en un oficial administrativo, las habilidades de organización se vuelven muy importantes. En la mayoría de las organizaciones, el oficial administrativo está involucrado en algún aspecto de cada proyecto o iniciativa importante. Trabajar con prioridades en conflicto y completar tareas para una variedad de proyectos diferentes es esencial. En la mayoría de las empresas, el oficial administrativo también es fundamental para proporcionar servicios de organización a la alta gerencia.
Las habilidades interpersonales necesarias para convertirse en un oficial administrativo incluyen manejo de conflictos, asertividad y disciplina personal. La capacidad de trabajar con personas en diferentes posiciones suele ser muy importante. Además, esta posición a menudo tiene un requisito de confidencialidad debido a la naturaleza de los materiales que el oficial administrativo debe revisar. La discreción personal y el tacto son muy importantes para cualquier persona en esta posición.