La base devengada y la base de efectivo son dos tipos diferentes de métodos contables. Si bien una empresa puede elegir cualquiera de los métodos para registrar las transacciones financieras, las empresas más grandes suelen utilizar la base devengada. La mayor diferencia entre la base devengada y la base de efectivo es el registro de transacciones. La base de acumulación requiere que las compañías registren las transacciones a medida que ocurren; la base de efectivo registra las transacciones cuando el efectivo cambia de manos durante una transacción. Las diferencias menores ocurren fuera de este requisito significativo.
Las empresas que utilizan la contabilidad de base devengada a menudo experimentan mejores informes históricos. El registro de transacciones basadas en la ocurrencia significa que cada período contable refleja con precisión los negocios de cada mes. Los propietarios y gerentes pueden revisar estos informes y determinar qué ventas y flujos de efectivo esperar en el futuro. Entre la base de acumulación y la contabilidad de caja, solo la acumulación genera registros históricos precisos. Los informes históricos de la base de efectivo indican en qué meses la empresa experimentó altos ingresos en efectivo o pagos en efectivo.
Otra diferencia entre los métodos contables de base devengada y de efectivo es el estado de flujos de efectivo. La base devengada no puede rastrear los flujos de efectivo con precisión. A medida que ocurren las transacciones, el cambio de manos en efectivo no es un requisito. Por lo tanto, una empresa puede experimentar altas ventas y bajo flujo de caja. El estado de flujos de efectivo identifica las principales fuentes y usos del efectivo para las empresas que utilizan la contabilidad de acumulación.
La contabilidad en efectivo no requiere un estado de flujos de efectivo por separado, aunque una empresa aún puede preparar uno si lo desea. Una compañía experimenta cuentas de efectivo precisas en el libro mayor porque el libro mayor refleja la cuenta bancaria. Esta correspondencia entre los dos permite a una empresa asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para ejecutar sus operaciones. Sin embargo, el estado de flujos de efectivo ayuda a identificar las fuentes de efectivo.
Cada método contable es aceptable para reportar información financiera. Para las pequeñas empresas que deciden entre los métodos de contabilidad de base devengada y de efectivo, a menudo eligen el último. La base de efectivo es más fácil de usar y requiere menos entradas mensuales. Los dueños de negocios que no estén familiarizados con los principales principios contables pueden usar la base de efectivo hasta que sus negocios crezcan hasta cierto tamaño. En este punto, las empresas suelen estar mejor utilizando la contabilidad de acumulación.
No existen reglas específicas en las normas contables nacionales para cambiar entre la base devengada y la contabilidad de caja. Sin embargo, los contadores usan pautas generales. Las compañías con $ 5 millones de dólares estadounidenses (USD) en ventas anuales deben cambiar a contabilidad de base devengada. El cambio en los métodos de contabilidad también se aplica a las empresas con $ 1 millón de dólares en ventas basadas en inventario.
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