La diferencia entre las cuentas contables subsidiarias y generales es funcional. El libro mayor de una empresa es el libro de cuentas de primer nivel que conforman su sistema contable. El libro mayor subsidiario es una subcuenta de una cuenta de libro mayor. Los libros mayores registran las transacciones de partidas individuales en las principales categorías de cuentas. Los libros auxiliares proporcionan los detalles de una de esas líneas de pedido, creando una mini cuenta separada para el artículo que puede rastrear transacciones que son específicas de ese artículo.
Todas las empresas deben mantener un sistema de contabilidad por parte de las agencias gubernamentales. Las empresas más pequeñas mantienen libros para que las autoridades fiscales puedan recaudar impuestos sobre las ventas, el empleo y los ingresos de forma periódica. Las grandes corporaciones públicas tienen esas responsabilidades y los reguladores gubernamentales de valores también les exigen que mantengan un sistema de contabilidad para informar la situación financiera de la corporación a los inversores. Aunque las empresas no públicas pueden mantener técnicamente cualquier tipo de sistema de contabilidad que refleje con precisión los ingresos y gastos, muchos ajustan sus sistemas a los estándares establecidos por las corporaciones públicas. Las corporaciones públicas utilizan un sistema de contabilidad de doble entrada que cumple con los estándares establecidos por las juntas de revisión de estándares contables nacionales e internacionales.
La contabilidad de doble entrada es un sistema que rastrea siete tipos de cuentas:
bienes
pasivo
ingresos
gastos
de capital
pérdidas
capital del propietario
Estas cuentas se denominan colectivamente el libro mayor. El libro mayor mantiene cuentas generales que se incluyen en las siete categorías de cuentas. Por ejemplo, las empresas suelen tener cuentas contables generales para activos fijos, activos corrientes, pasivos corrientes, pasivos a largo plazo, ingresos por ventas y gastos administrativos. Las entradas se realizan en estas cuentas mediante la compensación de las anotaciones de débito y crédito.
Dado que las cuentas del libro mayor son cuentas de primer nivel que pueden contener subcomponentes, los libros auxiliares se utilizan para proporcionar detalles sustanciales a una línea de cuenta. Las cuentas contables subsidiarias y generales tienen una relación dependiente, pero la forma en que una persona administra los dos tipos de cuentas e ingresa información es la misma. La diferencia entre las cuentas contables subsidiarias y generales radica simplemente en la forma en que se usan las cuentas.
Por ejemplo, un mayorista generalmente mantendría una cuenta de ingresos por ventas. Esta cuenta es una cuenta contable general de primer nivel, ya que recopila toda la información de ventas por período. Sin embargo, es probable que el mayorista tenga cuentas de clientes que componen las cifras de ventas y se pueden enumerar en el libro mayor colocando a cada cliente en una línea separada con la cantidad total de ventas para cada cliente para el año. En el sistema contable, la cuenta de ventas del libro mayor podría tener libros auxiliares adjuntos para cada cliente. Las transacciones individuales que son específicas de ese cliente se registrarán en la cuenta del libro auxiliar del cliente como un detalle del monto total registrado en el libro mayor.
Las cuentas subsidiarias y del libro mayor se verifican y equilibran entre sí. La línea del libro mayor que detalla el libro auxiliar se llama cuenta de control. El total de las transacciones en el libro mayor subsidiario debe ser igual al monto en la línea correspondiente en la cuenta del libro mayor para que las cuentas permanezcan en equilibrio.
Inteligente de activos.