Los datos contables son un cuerpo de documentación financiera que respalda un estado contable. Las personas usan dichos datos para preparar estados financieros y declaraciones, y los auditores pueden revisarlos para confirmar la exactitud de un estado. Las personas con disputas sobre sus cuentas con un banco o compañía también pueden solicitar ver información contable para determinar cómo la compañía llegó a una conclusión o saldo dado. Esta información está sujeta a citación en casos en los que las personas sospechan que una infracción legal es responsable de problemas contables.
Algunas compañías mantienen datos contables electrónicos. El personal del departamento de contabilidad ingresa las actividades financieras en un sistema electrónico y el sistema también puede encontrar actividad automática. Por ejemplo, cuando alguien desliza una tarjeta de débito en el supermercado, la señal viajará al sistema de contabilidad del banco y se producirá un ajuste automático para reflejar la compra. Las copias impresas para hacer una copia de seguridad de la documentación electrónica pueden estar disponibles.
Otros datos contables están disponibles en formato papel. Esto puede incluir cosas como talonarios de cheques personales, recibos, etc. Las compañías con registros en papel los almacenan en un lugar seguro para evitar pérdidas y pueden hacer copias para referencia y conveniencia para asegurarse de que tendrán acceso a la información cuando la necesiten. A veces, se pueden tomar medidas para digitalizar estos datos para que sea más conveniente y fácil de acceder, y algunos registros antiguos se pueden almacenar en microfilm o en otros formatos de archivo porque la documentación original ya no está disponible.
La ley exige que las personas mantengan los datos contables durante un período de tiempo establecido, como siete años. Después de este período, las personas pueden optar por triturar o destruir los registros financieros antiguos, aunque muchas compañías eligen conservarlo, ya que puede ser valioso en el futuro para investigaciones, informes de comparación y otras actividades. Las personas, como los auditores fiscales y los reguladores, pueden solicitar información contable completa si tienen dudas sobre los estados financieros y desean verificar la información por sí mismos.
Al revisar los datos contables, las personas prestan mucha atención a las disparidades aparentes o entradas confusas. Esto puede incluir evidencia de información faltante, documentación en papel que no coincide con las declaraciones hechas y otros signos de irregularidades o errores. Cuando alguien debe revisar grandes volúmenes de información contable, puede involucrarse un equipo de personas para revisar el material, así como verificar dos veces el trabajo de otros para asegurarse de que nada se escape de sus actividades de auditoría.
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