Los datos contables son un cuerpo de documentaci?n financiera que respalda un estado contable. Las personas usan dichos datos para preparar estados financieros y declaraciones, y los auditores pueden revisarlos para confirmar la exactitud de un estado. Las personas con disputas sobre sus cuentas con un banco o compa??a tambi?n pueden solicitar ver informaci?n contable para determinar c?mo la compa??a lleg? a una conclusi?n o saldo dado. Esta informaci?n est? sujeta a citaci?n en casos en los que las personas sospechan que una infracci?n legal es responsable de problemas contables.
Algunas compa??as mantienen datos contables electr?nicos. El personal del departamento de contabilidad ingresa las actividades financieras en un sistema electr?nico y el sistema tambi?n puede encontrar actividad autom?tica. Por ejemplo, cuando alguien desliza una tarjeta de d?bito en el supermercado, la se?al viajar? al sistema de contabilidad del banco y se producir? un ajuste autom?tico para reflejar la compra. Las copias impresas para hacer una copia de seguridad de la documentaci?n electr?nica pueden estar disponibles.
Otros datos contables est?n disponibles en formato papel. Esto puede incluir cosas como talonarios de cheques personales, recibos, etc. Las compa??as con registros en papel los almacenan en un lugar seguro para evitar p?rdidas y pueden hacer copias para referencia y conveniencia para asegurarse de que tendr?n acceso a la informaci?n cuando la necesiten. A veces, se pueden tomar medidas para digitalizar estos datos para que sea m?s conveniente y f?cil de acceder, y algunos registros antiguos se pueden almacenar en microfilm o en otros formatos de archivo porque la documentaci?n original ya no est? disponible.
La ley exige que las personas mantengan los datos contables durante un per?odo de tiempo establecido, como siete a?os. Despu?s de este per?odo, las personas pueden optar por triturar o destruir los registros financieros antiguos, aunque muchas compa??as eligen conservarlo, ya que puede ser valioso en el futuro para investigaciones, informes de comparaci?n y otras actividades. Las personas, como los auditores fiscales y los reguladores, pueden solicitar informaci?n contable completa si tienen dudas sobre los estados financieros y desean verificar la informaci?n por s? mismos.
Al revisar los datos contables, las personas prestan mucha atenci?n a las disparidades aparentes o entradas confusas. Esto puede incluir evidencia de informaci?n faltante, documentaci?n en papel que no coincide con las declaraciones hechas y otros signos de irregularidades o errores. Cuando alguien debe revisar grandes vol?menes de informaci?n contable, puede involucrarse un equipo de personas para revisar el material, as? como verificar dos veces el trabajo de otros para asegurarse de que nada se escape de sus actividades de auditor?a.
Inteligente de activos.