Los beneficios de un sistema de archivo digital son numerosos e incluyen costos reducidos para la empresa, beneficios para el medio ambiente y una mayor facilidad para clasificar y encontrar y mover documentos. El proceso inicial de configurar un sistema de archivo digital puede ser un poco m?s desafiante, pero muchas oficinas encuentran que una oficina sin papel, o incluso una oficina sin papel, es beneficiosa para la empresa con el tiempo. Otro de los beneficios de un sistema de archivo digital como este es que permite que la oficina opere en un entorno m?s peque?o, ya que no se requiere una gran cantidad de espacio para almacenar documentos en un sistema de archivo en papel.
Un sistema de archivo digital, en el que los documentos en papel se escanean en una computadora o simplemente se crean en la computadora en primer lugar, se puede establecer en muchos entornos de oficina diferentes. Los documentos se pueden imprimir si es necesario, como enviarlos por correo a un cliente, pero de lo contrario, los empleados de la oficina pueden acceder a los documentos en la computadora sin tener que desperdiciar papel. Reducir el uso de papel y de impresoras puede ahorrarle mucho dinero a la empresa. Adem?s, es mucho m?s beneficioso para el medio ambiente; Incluso si una oficina recicla la mayor parte de su papel, la producci?n de papel sigue causando da?os al medio ambiente.
El almacenamiento de un sistema de archivo digital se realiza completamente en discos duros. Esto permite almacenar miles de documentos en un ?rea peque?a, ahorrando valioso espacio de oficina. Los discos duros contin?an aumentando en tama?o de almacenamiento mientras disminuyen en tama?o f?sico, lo cual es otro beneficio. Adem?s, se pueden realizar copias de seguridad de copias de documentos en numerosos otros discos duros en ubicaciones separadas por motivos de seguridad, y se pueden hacer m?s seguros mediante el uso de herramientas como contrase?as y cifrado. Buscar y extraer documentos se vuelve mucho m?s f?cil.
Realizar una b?squeda en un disco duro normalmente solo lleva, como m?ximo, unos minutos. Se puede acceder f?cilmente al documento y modificarlo, enviarlo por correo electr?nico o imprimirlo seg?n sea necesario. Algunas compa??as descubren que no pueden dejar de usar papel, pero incluso reducir el uso de papel, como el uso de un sistema de archivo digital para almacenar documentos m?s nuevos, puede marcar la diferencia. Las oficinas que deseen implementar un sistema de archivo digital necesitar?n herramientas adicionales, como esc?neres, y puede llevar una cantidad considerable de tiempo convertir documentos a formularios digitales, pero una vez que el sistema est? configurado, se vuelve relativamente f?cil de mantener.
Inteligente de activos.