Las cuentas por cobrar es una actividad contable que implica la recepción de facturas y el pago de facturas. Las aplicaciones de software de cuentas por cobrar son herramientas automatizadas que permiten a una empresa utilizar tecnología informática para eliminar algunas acciones manuales de este proceso. Los diferentes tipos de aplicaciones incluyen recibo de facturas electrónicas, paquetes de facturas múltiples para numerosos proveedores y cheques electrónicos y contabilización de pagos para finalizar cuentas de proveedores. En la mayoría de los casos, las aplicaciones de software de cuentas por cobrar son todo incluido, lo que significa que un paquete de software maneja todas estas tareas. Los paquetes de software modulares permiten a las compañías agregar solo un módulo de cuentas por cobrar al software existente para completar estas funciones.
Las facturas suelen ser un documento que valida una transacción, como la compra de bienes o servicios. En lugar de recibir facturas en papel por correo, las aplicaciones de software de cuentas por cobrar pueden permitir la transferencia electrónica y la recepción de dichos documentos. Por ejemplo, descargar un archivo del sitio web de un proveedor directamente en el software de cuentas por cobrar permite a las personas revisar documentos y equilibrar cuentas a través del paquete de software. Las declaraciones electrónicas también pueden funcionar de manera similar, es decir, descargables desde un sitio web. Esto ahorra papel y evita la pérdida de documentos contables cruciales.
Pocas empresas tienen unos pocos vendedores o proveedores a quienes les compran bienes y servicios. Por lo tanto, las aplicaciones de software de cuentas por cobrar tienen características que permiten múltiples números y cuentas de proveedores. Las cuentas por cobrar múltiples también pueden ser necesarias para agrupar a los proveedores por tipo o bienes o servicios ofrecidos. Las aplicaciones de software de cuentas por cobrar pueden ofrecer grandes desgloses de opciones para clasificar y administrar proveedores y otros artículos. Muchos tipos de paquetes de software permiten la personalización del sistema utilizado para administrar cuentas por cobrar.
Otro propósito de la contabilidad electrónica es el uso de computadoras y software para eliminar ciertas tareas manuales, como la escritura de cheques y el balance de cuentas. Por ejemplo, una vez que una compañía finaliza sus cuentas por cobrar por un período, se necesitan cheques para enviar el pago, y las cuentas deben compensarse para reconocer los pagos. Los paquetes de software de cuentas por cobrar generalmente permiten imprimir cheques usando la computadora; Una vez impreso, el sistema también registra los pagos de cheques electrónicamente y finaliza los pagos. En este punto, simplemente se necesitan contadores para revisar las cuentas, asegurarse de que se equilibren según sea necesario y asegurarse de que no existan errores. Eso lleva a otro beneficio para este software: informes electrónicos para ayudar a equilibrar las cuentas por cobrar en el libro mayor.
Inteligente de activos.