A menudo se recomienda a los propietarios de empresas y a las personas que sigan los requisitos estándar de retención de documentos para fines comerciales, fiscales y legales. El tiempo requerido depende del tipo de documento en cuestión. Algunos requisitos para retener documentos comerciales pueden ser tan cortos como un año o tan largos como indefinidamente. En los Estados Unidos, existen requisitos de retención federales recomendados, así como requisitos de retención estatales y, en algunos casos, estos entran en conflicto. También existen requisitos de retención de documentos que son específicos para los registros comerciales y otros que se refieren a los registros fiscales.
Los registros comerciales a menudo deben ser mantenidos por el secretario de una corporación o el propietario de una pequeña empresa durante un período de tiempo determinado por las leyes regionales y nacionales. La razón es que los clientes y otras personas pueden demandar a la empresa, y esos registros pueden ser citados como parte del proceso de descubrimiento en una demanda civil. También puede ser incautado por el gobierno debido a un proceso penal contra el propietario de la empresa o la empresa. Algunos registros comerciales deben mantenerse indefinidamente de acuerdo con las leyes de algunas jurisdicciones, como los estatutos corporativos y las escrituras de bienes raíces que posee la empresa. Entre los ejemplos de registros que a menudo se pueden eliminar después de tres años se incluyen los extractos de conciliación bancaria, los registros de inventario y las solicitudes de empleo.
También existen requisitos de retención de documentos en lo que respecta a los registros fiscales. Por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos recomienda que los registros de impuestos sobre el empleo se mantengan durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos original. A menudo se recomienda que los registros de impuestos a la propiedad se mantengan indefinidamente. Otros registros de impuestos, como un reclamo de reembolso de impuestos después de la presentación de impuestos, deben conservarse durante al menos tres años o si la persona debe impuestos después de presentar la declaración de impuestos. Los expertos en impuestos a menudo aconsejan a los contribuyentes que mantengan registros durante siete años después de la presentación para asegurarse de que no estarán sujetos a una auditoría fiscal, lo que puede ocurrir muchos años después de presentar sus declaraciones de impuestos.
La preparación y planificación de demandas o la protección en caso de una demanda son otras razones por las que las personas siguen los requisitos estándar de retención de documentos. Se recomienda que las personas retengan ciertos registros por tiempo indefinido con fines legales, incluidos registros vitales como certificados de nacimiento y documentos de adopción. A menudo se recomienda que los inquilinos mantengan los contratos de arrendamiento hasta que expire el estatuto de limitaciones, lo que significa que el propietario o el inquilino ya no pueden presentar una demanda basada en el arrendamiento.