Hay varios tipos diferentes de tareas que el software de recepcionista puede realizar. Puede ayudar a organizar mensajes, hacer un seguimiento de los empleados y administrar las llamadas entrantes. También hay suites de software que permiten al usuario integrar varias de estas funciones en un solo paquete, y programas que administran las funciones de recepcionista para industrias específicas.
Uno de los tipos más simples de software de recepcionista son los programas que organizan mensajes y rastrean la disponibilidad de los empleados. Estos programas permiten a los recepcionistas hacer un registro electrónico de todos los mensajes entrantes, incluido el tiempo de entrega al destinatario. También pueden tener características de calendario que proporcionan información actual sobre la ubicación de los empleados, además de permitir a los recepcionistas hacer citas para otros. Algunos programas también se integran con otras funciones como el correo electrónico para aumentar la capacidad de entrega de mensajes.
También hay tipos de software de recepcionista que se utilizan para rastrear y ayudar al uso del teléfono en empresas donde hay un alto volumen de actividad de llamadas. Estos productos generalmente consisten en una pantalla que muestra información sobre las llamadas y las herramientas para realizarlas. La información puede incluir el número actual, llamadas en la cola e información básica del cliente. Las herramientas pueden incluir cualquier cosa que pueda ayudar a hacer una llamada, como un teclado, capacidad de espera y colgar e identificación (ID) de la persona que llama.
El software de recepcionista que ayuda al usuario a realizar una llamada también puede realizar funciones para otras líneas. Puede verificar si una línea en particular es gratuita y transferir automáticamente la llamada o enviarla al correo de voz. Esta capacidad puede abarcar una o varias ubicaciones, dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización. Algunos productos también permiten la funcionalidad multilínea, como la capacidad de configurar y moderar llamadas de conferencia.
Algunos tipos de software de recepcionista están diseñados para gestionar los desafíos de una determinada industria. Por ejemplo, hay productos para la industria médica que tienen funciones para procesar el papeleo del paciente, enviar recordatorios de citas y administrar opciones de autoservicio para los pacientes. Estas características están destinadas a automatizar algunos de los aspectos más repetitivos del trabajo de recepción en un área en particular.
Cualquiera sea su función, la mayoría del software de recepción tendrá una interfaz gráfica de usuario (GUI). Esto a menudo mostrará todas las herramientas disponibles en una pantalla. La forma en que se organiza y la cantidad de funciones que hay varían ampliamente entre los diferentes productos. Por ejemplo, algunos tipos de software muestran una llamada o extensión a la vez, mientras que otros muestran varias extensiones y su estado en una sola pantalla.
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