Los asistentes administrativos generalmente trabajan en un entorno de oficina. Estas personas generalmente se emplean para ayudar a uno o más administradores superiores o funcionarios de la empresa. El trabajo de asistente administrativo se puede encontrar en una variedad de industrias, desde bienes raíces hasta desarrollo de sitios web. Sus deberes a menudo incluyen una combinación de tareas de oficina, tareas especializadas y tareas personales.
Las habilidades que necesita un asistente administrativo pueden variar mucho. Esto se debe a que las necesidades de cada empleador pueden ser muy diferentes. Esto es cierto incluso dentro de una sola industria. El trabajo de asistente administrativo en una empresa de impresión puede no involucrar todas las tareas o habilidades como el trabajo en otra empresa. Por esta razón, la divulgación y la evaluación de responsabilidades son a menudo un factor determinante durante el proceso de la entrevista, incluso cuando está claro que una persona tiene experiencia en el campo.
Casi todo el trabajo de asistente administrativo incluirá algún tipo de tareas administrativas. Es raro, si no imposible, encontrar una posición en la que las habilidades informáticas no sean necesarias. El alcance requerido de esas habilidades informáticas puede limitarse a la hoja de cálculo básica, el procesamiento de textos y las capacidades de Internet. En algunos casos, es posible que se requiera que una persona sea muy avanzada en estas áreas y que tenga que tener experiencia con programas menos comunes, como el software de contabilidad.
El rango de conocimiento especializado que puede requerirse es específico de la industria y la compañía. En una empresa de desarrollo de sitios web, por ejemplo, el trabajo de asistente administrativo puede requerir algún conocimiento de programación y diseño web. Sin embargo, una compañía de bienes raíces puede requerir que una persona tenga competencia en áreas tales como la ley de bienes raíces y la geografía.
Dado que muchos profesionales a menudo están ocupados, las líneas entre un asistente administrativo y un asistente personal pueden volverse borrosas. El trabajo de asistente administrativo generalmente incluye la realización de tareas personales para otros, como programar actividades o rechazar invitaciones que no están directamente asociadas con el trabajo. Dichos trabajos pueden involucrar tareas domésticas como ordenar y obtener almuerzo o enviar y recibir entregas privadas.
Dentro de algunas empresas, existen diferentes niveles de asistentes administrativos. Algunos pueden estar mejor calificados, mejor pagados y tener títulos más significativos que los demás. Esto sucede a menudo cuando la carga de trabajo requerida es más de lo que una persona puede manejar. También se encuentra dentro de las empresas que abogan por la separación de ciertos deberes, como las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. En estos casos, el trabajo de asistente administrativo puede definirse expresamente o un administrador superior puede delegar funciones según lo considere conveniente.