El papel de un despachador de vuelo es asegurarse de que el avión y sus pasajeros lleguen con seguridad desde la ciudad de partida a la ciudad de destino. Junto con el piloto, el despachador de vuelo regula un horario de vuelo que debe resultar en la carga útil máxima y el costo mínimo de operación. El despachador de vuelos trabaja detrás de escena en un aeropuerto, programando rutas, calculando costos y considerando el clima y otros factores que podrían retrasar un vuelo.
Los trabajos de despachador de vuelo implican la liberación de un avión para el despegue, que solo ocurre una vez que el piloto y el despachador de vuelo firman la documentación necesaria. Una vez que él o ella libera el avión, es deber de un despachador de vuelo vigilar los vuelos que están en el aire. El despachador debe vigilar constantemente el viento, la altitud, la ruta y los niveles de combustible durante el curso de un avión. Un trabajo de despacho de vuelo, por lo tanto, requiere que el despachador actúe como intermediario entre el piloto y el personal de la aeronave en tierra. El despachador actualiza continuamente a estas personas sobre el estado del vuelo.
Aunque los trabajos de despachador de vuelo se realizan principalmente en una oficina en un aeropuerto, el despachador ocasionalmente viaja en la cabina del avión con el piloto si las rutas o condiciones deben mantenerse estrechamente, y el piloto necesita un par de ojos adicionales. Además, las reglamentaciones federales de aviación requieren que los despachadores de vuelo deben viajar en la cabina durante al menos cinco horas al año para familiarizarse con el equipo y los procedimientos de vuelo. Sin embargo, en su mayor parte, los trabajos de despacho de vuelos se realizan desde una oficina altamente técnica o centro de control con equipos de radar y computadora que brindan informes en vivo y actualizados sobre el estado de los vuelos. Un trabajo de despacho de vuelo requiere el uso de herramientas tales como una calculadora y una tabla meteorológica, junto con una computadora, por supuesto.
Los trabajos de los despachadores de vuelo varían según el alcance del trabajo, dependiendo del tamaño de la aerolínea para la que trabajan los despachadores. Con las líneas aéreas más grandes, generalmente hay más empleados para asumir tareas específicas, por lo que el trabajo del despachador es sencillo e implica asegurarse de que el horario de vuelo esté establecido y seguido. Los trabajos de despachador de vuelos en aerolíneas más pequeñas exigirán que el despachador asuma muchos roles, a menudo incluido el de meteorólogo.
Los trabajos de despachador de vuelos no requieren un título universitario, aunque muchos en el campo tienen uno en transporte aéreo o un campo relacionado. Los despachadores de vuelo exitosos deben poder mantener la calma en situaciones altamente estresantes. Deben estar orientados a los detalles, ser conscientes y ser capaces de pensar rápidamente. La semana laboral de un despachador suele durar 40 horas, aunque siempre debe estar de guardia para situaciones de emergencia.