Hay disponible una amplia variedad de herramientas para rastrear gastos y las personas pueden necesitar experimentar un poco para encontrar un método que satisfaga sus necesidades. Es muy útil estar dispuesto a probar varios métodos y tener acceso a versiones de prueba de herramientas de software. Las personas también deben considerar por qué están rastreando los gastos, ya que esto puede ayudarlos a encontrar la mejor manera de manejar su mantenimiento de registros financieros. Las herramientas diseñadas específicamente para impuestos, por ejemplo, pueden funcionar de manera diferente a las destinadas a ayudar a las personas con los presupuestos.
Las personas pueden realizar un seguimiento de los gastos utilizando un software de contabilidad, que incluye una variedad de productos integrados que pueden hacer cosas como recuperar datos de cuentas bancarias. También pueden administrar sus gastos manualmente, ya sea utilizando campos de notación en un talonario de cheques o un registro de cuenta, o manteniendo un registro de gastos. Algunas personas encuentran un término medio, utilizando una herramienta como una hoja de cálculo de computadora para administrar los gastos y poder personalizar el diseño y los campos.
Algunas cosas a tener en cuenta al seleccionar un método para el seguimiento de gastos incluyen qué tipos de gastos se están rastreando, por qué y cómo se utilizará la información. Hacer un seguimiento de los gastos del hogar versus los gastos comerciales puede implicar diferentes necesidades, por ejemplo. Un estudiante puede realizar un seguimiento de los gastos para presentar la contabilidad a un fondo fiduciario para el reembolso, mientras que un contratista independiente puede realizar un seguimiento de los gastos con el fin de determinar las deducciones fiscales al final del año.
En general, es aconsejable realizar un seguimiento de los gastos a medida que se incurren o a intervalos regulares, como semanalmente, en lugar de retroceder de forma intermitente y tener que manejar grandes volúmenes de datos. Para las personas que tienen problemas con esto, un programa de software que se comunica con las cuentas bancarias puede ser útil, ya que toda la actividad financiera en esas cuentas se importará instantáneamente y se les pedirá a las personas que ingresen información, como clasificar una actividad financiera determinada. Para las personas que necesitan guardar los recibos, es importante contar con un sistema para archivar y organizar recibos.
Cuando las personas realizan un seguimiento de los gastos para un propósito específico, es posible que quieran hablar con un contador sobre sus opciones y la mejor manera de realizar un seguimiento de sus gastos. Esto evitará que tengan que volver a hacer el trabajo más tarde; por ejemplo, las deducciones fiscales se dividen en categorías distintas y saber cuáles son esas categorías y qué encaja en ellas permitirá a las personas clasificar los gastos correctamente la primera vez. Del mismo modo, las personas que realizan un seguimiento de los gastos para cumplir los términos de un acuerdo, como los estudiantes responsables ante sus padres o los empleados que realizan el seguimiento de los gastos de un empleador, deben hablar con la otra parte sobre lo que se espera que desarrolle un sistema mutuamente satisfactorio. Puede haber requisitos legales para otros; una persona que administra un fondo fiduciario, por ejemplo, debe cumplir con los estrictos requisitos de presentación de informes y presentación para dar cuenta de cómo se utiliza el fondo.
Inteligente de activos.