Cuando la planificación del mantenimiento no se realiza de manera eficaz, puede resultar en una gran cantidad de tiempo y dinero de producción desperdiciados. Es deber de los planificadores de mantenimiento desarrollar métodos para evitar el desperdicio excesivo. Una forma de hacerlo es que los planificadores de mantenimiento recuerden cuáles son sus responsabilidades. También deben desarrollar órdenes de servicio completas y mantener buenos archivos de historial.
La experiencia tiende a demostrar que la planificación del mantenimiento puede tener uno de los mayores efectos en el presupuesto de una empresa. Muchos expertos de la industria han notado que incluso cuando se emplean planificadores de mantenimiento, los presupuestos todavía se ven afectados negativamente con demasiada frecuencia. Una razón principal de esto es que los planificadores de mantenimiento tienden a estar ocupados con trabajos que no son de ellos.
La planificación de mantenimiento eficaz generalmente requiere una persona comprometida y centrada en sus funciones. Planificar de una manera que reduzca el desperdicio no es una tarea sencilla. Requiere que una persona haga una gran cantidad de investigación, evaluación y cálculo. También implica comunicarse y coordinarse con otros. Este trabajo puede volverse abrumador cuando se asumen tareas no relacionadas, como la programación de mantenimiento o la supervisión.
La planificación del mantenimiento es algo que debe hacerse con mucha antelación. Esperar hasta que se produzcan roturas o averías importantes no es una planificación. Esto da como resultado una pérdida de control que puede resultar costosa. En cambio, un mejor método es tener planes que miren hacia adelante al menos un año, si no 18 meses. La preparación del planificador de mantenimiento debe mostrarse mediante una orden de servicio sólida, un programa de apagado eficaz y archivos históricos competentes.
Una orden de servicio puede considerarse sólida si contiene todo lo que debe comunicarse a todos los que participarán en un futuro trabajo de mantenimiento. Este documento puede ser visto por la alta gerencia, los técnicos y los contadores. Por lo tanto, debe describirse claramente el trabajo que se espera realizar. Se deben incluir los materiales necesarios para completar el trabajo. Además, se deben incluir elementos como bocetos, registros de problemas e instrucciones especiales.
El cronograma de cierre es importante para los casos en los que una instalación o equipo esencial necesita ser cerrado por un período. El planificador de mantenimiento debe poder hacer conjeturas fundamentadas sobre la duración de ese período. También debe describir todos los proyectos de mantenimiento que se realizarán durante ese tiempo. Su planificación debe incluir cómo se utilizará la mano de obra para no incurrir en desperdicio en este sentido.
Muchas de las evaluaciones realizadas durante la planificación del mantenimiento deben basarse en archivos históricos. Estos documentos deben brindar detalles completos del historial de todos los equipos. Esto puede incluir patrones de mantenimiento o problemas continuos. Estos archivos también deberían poder proporcionar una base para conjeturas e investigaciones sobre la duración y los costos de mantenimiento.