Las empresas tienen varios tipos de seguros para diferentes propósitos y para su uso en diferentes momentos. El seguro que cubre los gastos médicos, farmacéuticos y otros gastos básicos de los empleados incurridos durante el tiempo que viajan en nombre de su empleador se denomina seguro de viaje de la empresa. La cobertura del seguro de viaje de la empresa también puede incluir otras pérdidas personales o relacionadas con la empresa, como pérdidas de equipaje, pertenencias personales, computadoras portátiles, discos de software o productos de la empresa. La póliza de seguro de la compañía generalmente es específica al describir cuáles son los elementos cubiertos y no cubiertos cuando los empleados viajan por motivos de trabajo y ocurren incidentes. Por lo general, si un artículo o varios artículos están relacionados con el empleado que realiza sus funciones, se clasifican en la póliza de seguro de viaje de la empresa.
Es común que las grandes entidades corporativas envíen con frecuencia a sus empleados en viajes de viaje para realizar negocios de la empresa o para realizar llamadas de ventas. El envío de empleados en estos viajes conlleva ciertos elementos de riesgo, lo que coloca a la empresa en la posición de responsabilidad por la seguridad general del empleado. Asegurar al empleado y cualquier propiedad relacionada protege a la empresa financieramente. El seguro también reemplaza las pérdidas incurridas como resultado del viaje. Dependiendo de la política y las exclusiones de cada empresa, la cobertura de viaje también puede extenderse a viajes corporativos al extranjero.
Las organizaciones suelen tener un seguro de viaje de la empresa como un gasto presupuestado, especialmente si tienen empleados que viajan con frecuencia. La cobertura de viajes puede variar en su extensión y podría cubrir a los empleados según los departamentos, ubicaciones geográficas o títulos. Por ejemplo, los empleados que trabajan en el departamento de tecnología de la información de la empresa y que viajan solo ocasionalmente pueden no necesitar tanto seguro de viaje como el gerente de ventas de la empresa, que viaja varias veces al mes, a veces al extranjero.
Algunas empresas pueden exigir que sus empleados lleven su propio seguro de viaje de negocios y que el seguro de viaje de la empresa actúe como un anexo de lo que lleva el empleado. La mayoría de los trabajos que tienen este tipo de configuración son los de ventas o consultoría donde el empleado tiene que viajar una cantidad significativa. El costo puede ser sustancialmente menor por empleado en comparación con una tarifa corporativa. Además, el empleado podría agregar el seguro de viaje de su empresa a cualquier póliza de seguro existente que ya tenga, reduciendo así los costos de su seguro. El empleado también podría ser reembolsado al final del año por parte de la empresa por cualquier gasto incurrido.
Cuando una empresa contrata a un empleado para realizar determinadas tareas, normalmente se describe una cobertura de seguro específica al comienzo del empleo. Si hay ciertas circunstancias que rodean cualquier problema de seguro de viaje, a menudo se negociarán por adelantado. Esto le permite al empleado conocer las limitaciones o exclusiones relacionadas con la cobertura de su seguro a través del empleador.