El software de presentación es una herramienta que se utiliza para crear presentaciones visuales. Estas presentaciones generalmente se entregan en formato de presentación de diapositivas y se pueden crear con una variedad de programas. Los programas permiten combinar texto y elementos gráficos para transmitir información importante a un grupo de personas a la vez. Los usos comunes de este tipo de software incluyen enseñar un concepto nuevo o complejo a un grupo de estudiantes, anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o campaña de servicio a los empleados, capacitar a los empleados en conceptos clave o nuevas políticas, o presentar una propuesta a un grupo.
El software de presentación de diapositivas está disponible para las plataformas PC y Mac. Las opciones incluyen presentaciones de Microsoft Office PowerPoint®, Apple KeyNote® y Google Docs ™. Una opción de código abierto popular para aquellos que necesitan la capacidad de crear presentaciones de diapositivas sin el alto costo de un software de presentación comercial es Open Office Impress. La presentación de Google Docs ™ también es gratuita, ya que forma parte de la línea de servicios de Google Docs ™.
Cada software de presentación permite a los usuarios desarrollar una presentación de diapositivas; sin embargo, los métodos para ver la presentación pueden variar de un programa a otro. Tanto el software PowerPoint® como los programas Impress permiten que la presentación se vea a pantalla completa en un monitor de computadora, donde el presentador puede programar los cambios de diapositiva o hacer clic en ellos. La presentación se puede mover a una pantalla más grande conectando el monitor a otra pantalla.
Algunos programas permiten exportar la presentación en Adobe® Flash® o en formato de documento portátil (PDF) para su distribución y visualización individual. La presentación de Google Docs ™ permite que las presentaciones se guarden en formato PowerPoint®, por lo que el programa no es necesario para crear la presentación, pero es una opción para quienes deseen verla. Las presentaciones basadas en Adobe® Flash® pueden ser las mejores para presentaciones de diapositivas que se verán en línea, porque la mayoría de las personas tienen el reproductor Adobe® Flash® instalado en sus sistemas informáticos.
Cuando se utiliza software de presentación para crear una presentación para un seminario web o webinar, los usuarios pueden inscribirse en un servicio que les permite realizar conferencias con otros y compartir la pantalla. Esto significa que los participantes en el seminario web pueden ver la presentación en la pantalla de su computadora mientras escuchan el audio con una llamada telefónica. Estos seminarios web se pueden grabar para mostrar tanto la presentación como el audio de la llamada telefónica con fines de visualización archivada.
El software de presentación hace que la capacidad de comunicar mensajes a un grupo de personas sea mucho más simple que otros métodos de entrega. La capacidad de combinar texto y gráficos hace que la presentación sea visualmente atractiva. Ver la presentación mientras la escuchan ayuda a los alumnos tanto visuales como auditivos a absorber la información.