El software de respaldo es un software que está diseñado para automatizar el proceso de respaldo, haciéndolo más fácil y asegurando que las personas respalden sus archivos de manera rutinaria. Varias empresas producen software de respaldo gratuito con funcionalidad básica, y también es posible comprar paquetes de respaldo que tienen una variedad de configuraciones y opciones que se pueden usar para personalizar el proceso de respaldo. Para las personas que tienen problemas para recordar realizar una copia de seguridad, o las personas que se ocupan de material importante, el software de copia de seguridad puede ser extremadamente útil.
Normalmente, el software de respaldo tiene un modo automático y un modo manual. Cuando se abre el software por primera vez, se le pide al usuario que seleccione entre una variedad de configuraciones, que van desde dónde se realizarán las copias de seguridad de los archivos hasta la frecuencia con la que se deben realizar las copias de seguridad. En software sofisticado, los usuarios pueden optar por realizar una copia de seguridad en un servidor en una ubicación externa, un disco duro externo o medios de almacenamiento como CD. Algunos programas de respaldo están diseñados específicamente para respaldos en línea, moviendo archivos a un servidor externo seguro y permitiendo a los usuarios recuperar sus archivos de un sitio web. Además de ser útil en caso de pérdida de datos, esto también puede ser útil para personas con varias oficinas, ya que el software se puede configurar para sincronizar todos los días para mantener una versión de trabajo actual de los archivos disponible en cualquier lugar.
En el modo automático, el software de copia de seguridad inicia una copia de seguridad en el intervalo de tiempo establecido por el usuario. El software inicia la copia de seguridad automáticamente, indicando al usuario si es necesario, y se requiere una anulación manual para detener la copia de seguridad. El software automático también se puede programar para solicitar al usuario que realice copias de seguridad periódicamente, en lugar de iniciar copias de seguridad por sí solo. En el modo manual, el usuario activa el software cuando desea realizar una copia de seguridad de los materiales.
Además de realizar una copia de seguridad completa de los archivos, el software de copia de seguridad también puede guardar configuraciones específicas, incluidos los datos en los navegadores web. El software también puede generar un disco de recuperación que se puede utilizar para restaurar un sistema operativo en caso de que una computadora se vea comprometida. Por lo general, los usuarios también pueden elegir entre una copia de seguridad completa de cada archivo y una copia de seguridad solo de los archivos seleccionados o de los archivos que se han alterado dentro de un período de tiempo determinado.
Se recomienda encarecidamente realizar copias de seguridad periódicas para los usuarios de computadoras, ya que la pérdida de datos puede ser extremadamente frustrante. Las personas también deben verificar de forma rutinaria su material archivado y respaldado para asegurarse de que aún sea accesible. Hacer copias dobles de una copia de seguridad puede ser una buena idea para confirmar que se podrá acceder a los datos cuando sea necesario.