Con la administración del servidor de impresión, los administradores pueden conectar impresoras remotas a las redes y administrar sus tareas. Los usuarios remotos pueden acceder a la red y enviar trabajos de impresión a impresoras compartidas. A través de la gestión del servidor de impresión, los administradores pueden estar al tanto de cualquier problema relacionado con sus impresoras. Los administradores también pueden ver, administrar y realizar tareas y acceder a los informes de la impresora.
Los servidores de impresión permiten a los administradores acceder a todas las impresoras conectadas a una red. La gestión del servidor de impresión se refiere a la gestión que realizan los administradores en la que supervisan y, si es necesario, modifican las operaciones de las impresoras en la red. Los administradores o técnicos de escritorio pueden monitorear el estado del servidor de impresión y recibir información sobre actualizaciones de estado en tiempo real de las impresoras compartidas. Esto mantiene a los administradores y técnicos de escritorio informados sobre la funcionalidad de la impresora y el servidor de impresión.
Generalmente, alguien que se dedique a la gestión de impresoras debería poder determinar el estado de disponibilidad de las impresoras compartidas en cualquier momento. En muchos sentidos, la gestión del servidor de impresión actúa casi como un pase de lista técnico para los impresores en una red. Los administradores o técnicos de escritorio también pueden determinar qué tan «saludables» están las impresoras conectadas. Las fallas de impresión y otros problemas de la impresora que comprometen la funcionalidad se pueden informar a través del administrador de la impresora y se pueden solucionar en consecuencia.
La gestión del servidor de impresión ofrece muchas ventajas. Al participar en estrategias de gestión de impresión, los administradores pueden ahorrar dinero y evitar que se produzcan problemas importantes en el sistema. Por ejemplo, si un administrador detecta un problema crítico con los servidores de impresión a través de la administración del servidor de impresión, es posible que pueda evitar cortes de energía y que los servidores de impresión dejen de estar disponibles. De manera similar, monitorear el estado del servidor de la impresora y prestar atención a los indicadores de rendimiento puede ahorrarle al administrador grandes costos de reparación si puede detectar y abordar un problema crítico antes de que llegue a un punto inmanejable. De esta manera, la administración del servidor de impresión puede ser como una póliza de seguro contra fallas de la impresora y problemas críticos de fallas en la red.
Los problemas generales de mantenimiento también se pueden resolver mediante la administración del servidor de impresión. Por ejemplo, alguien con permiso de administración de impresoras puede echar un vistazo a un administrador de impresión y limpiar las colas llenas de trabajos de impresión en exceso o no deseados. La eliminación de las colas puede resultar en un mejor rendimiento y ahorrar recursos compartidos como papel y memoria de la computadora. Los controladores de impresora también pueden controlarse a través de la gestión de impresión para que optimicen la capacidad de las impresoras para completar sus tareas. Esto también puede resultar útil si los problemas de la impresora alguna vez necesitan solución y un administrador necesita manipular los controladores para encontrar una solución.