La transcripción comercial es un documento que proporciona un registro permanente de lo que ocurrió en una reunión comercial de algún tipo. Muchas compañías requieren este tipo de transcripción para una amplia gama de reuniones, incluidas las relaciones con los inversores o las reuniones de ganancias, o como un registro de los eventos en una junta o juntas de directores. Lo que deja de lado una transcripción comercial de otras formas de registros permanentes es que el detalle generalmente es en forma de una recitación textual de lo que se dijo en la reunión, en lugar de guardar las actas que condensan y esencialmente resumen los eventos.
El uso de la transcripción empresarial se encuentra en reuniones celebradas en una amplia gama de entornos. Estos incluyen reuniones cara a cara en ubicaciones físicas, así como reuniones celebradas por medio de una teleconferencia o incluso una conferencia basada en la web. En décadas pasadas, los transcriptores que fueron entrenados para usar la taquigrafía a menudo preparaban una copia escrita de los eventos que ocurrían durante la reunión, luego usaban las notas abreviadas para preparar una transcripción completa más adelante. Más recientemente, el enfoque requiere hacer una grabación de audio del evento y luego usar esa grabación para preparar la transcripción comercial escrita.
Junto con el uso de la transcripción comercial para reuniones de alto perfil, también pueden ser útiles para crear registros permanentes detallados para otros eventos. Por ejemplo, un gerente de ventas nacional o regional puede optar por solicitar una transcripción de conferencias semanales o mensuales realizadas con otro personal de ventas dentro de la organización. Del mismo modo, la preparación de una transacción comercial para las reuniones celebradas por los miembros de un comité de proyecto también puede ayudar a crear un registro permanente de lo que se discutió en la reunión y en qué contexto.
Si bien muchas empresas administran el proceso de transcripción comercial internamente, también es posible utilizar servicios de transcripción independientes para administrar el proceso. Muchas compañías de telecomunicaciones que ofrecen productos de audio y conferencias en línea también ofrecen este tipo de servicio. Se prepara un documento escrito a partir de la grabación de audio de la reunión, luego se envía a un contacto clave dentro de la organización del cliente. La mayoría de los proveedores enviarán la transcripción de una de varias maneras diferentes, según las necesidades del cliente. El envío puede ser en forma de un documento electrónico adjunto a un correo electrónico, un documento publicado en un sitio seguro para su recuperación por personas con la autorización correcta, o incluso preparar y reenviar un CD-R que contenga el archivo electrónico.
La importancia de la transcripción comercial no puede ser exagerada. Dado que la transcripción incluirá detalles completos sobre quién dijo qué en una reunión, los detalles a menudo pueden ser muy útiles para establecer el contexto de las declaraciones realizadas. Esto puede ser especialmente importante cuando se utiliza la transcripción para resolver problemas que afectan el funcionamiento de la empresa, incluidos los problemas legales que puedan surgir en algún momento después de la reunión.
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