Cuando los mensajes se almacenan en una cola, se almacenan en puntos intermitentes, llamados nodos, hasta que están listos para ser enviados al destinatario. La forma de cola de mensajes más utilizada es el correo electrónico, más comúnmente conocido como correo electrónico. Las colas también se utilizan a menudo para procesar datos en redes.
En un sistema de correo electrónico que pone en cola los mensajes en sus servidores, el destinatario no tiene que recuperar el mensaje inmediatamente, ya que el proceso de puesta en cola de mensajes simplemente organiza u ordena el mensaje de acuerdo con el orden en que se reciben. Dentro de cada nodo que estaciona el mensaje en su sistema o en su servidor, la aplicación para el correo electrónico tiene un punto de conexión o un punto final que se utiliza para la transmisión de datos. Todos los mensajes o datos anteriores en el sistema se retienen hasta que haya más espacio en el servidor o hasta que los mensajes anteriores se liberen del servidor. Después de este proceso, los mensajes actuales pasan del servidor y llegan al buzón o archivo de los usuarios finales y el proceso de puesta en cola de mensajes comienza de nuevo.
La cola de mensajes no permite mensajes de ninguna longitud o tamaño, pero limita el tamaño de un solo archivo de datos. Generalmente, los sistemas de cola de mensajes funcionan internamente dentro de un sistema operativo. La aplicación está disponible solo para ese sistema y, a menudo, se necesitan varios servidores si se trata de archivos de datos grandes o si existen riesgos de seguridad para los usuarios.
La cola de mensajes tiene múltiples beneficios, especialmente para redes que administran múltiples usuarios o tienen diferentes jerarquías de importancia o seguridad dentro de la red. En la cola de mensajes, los sistemas pueden comunicarse entre programas, lo que permite a los usuarios recibir y enviar mensajes mientras otros programas recopilan datos. La cola también permite a los usuarios seleccionar el orden en que un programa procesa la información necesaria. Esto significa que un usuario puede poner en cola un mensaje de gran importancia para su transmisión antes de un archivo que ya está en el servidor. Esto es especialmente útil en redes con múltiples niveles de usuario y diferentes niveles de seguridad de usuario.
Otro beneficio útil de la cola de mensajes es la capacidad del usuario de hacer que su propio programa sea más accesible en un sistema alternativo si el sistema principal no está disponible. Esto se aplicaría a cualquier sistema en el que una aplicación pueda ralentizar el tiempo de respuesta de un servidor, por lo que es necesario y preferido mover el archivo a un servidor alternativo disponible. Este proceso no solo hace que haya más espacio disponible para los archivos de datos, sino que también tiene el potencial de aumentar la productividad y la eficiencia del trabajo.