Un saldo de prueba ajustado incluye una serie de transacciones que se utilizan para corregir errores y reasignar valores. Un saldo de prueba es una lista completa de todas las cuentas del libro mayor utilizadas para rastrear la actividad comercial y sus valores. El saldo de prueba se utiliza para crear el estado de resultados, el balance y los documentos de flujo de efectivo. Todos estos informes forman los estados financieros que se emiten a inversionistas, compañías financieras y dueños de negocios.
Cuando se inicia un negocio, se crean cuentas de contabilidad general para dar cuenta de las diferentes actividades que se requieren para administrar un negocio. Los nombres reales de las cuentas pueden variar, pero el propósito principal de las cuentas es estándar. Cada negocio necesita realizar un seguimiento del efectivo, las cuentas por pagar y por cobrar, la nómina, los préstamos y el monto invertido en el negocio.
Al final del año fiscal, se revisa el saldo de prueba para garantizar que los valores en cada cuenta sean precisos y completos. Durante este proceso, se pueden identificar errores y omisiones. El contador crea y administra una lista o diario de los errores como parte del proceso de revisión. El impacto de estos cambios se puede ver en el balance de prueba ajustado.
Algunos ajustes necesarios a las cuentas de saldo de prueba no se centran en correcciones de errores, sino en aclaraciones. Por ejemplo, una sola cuenta para inversiones puede usarse para rastrear toda la actividad de inversión. Si hubiera una combinación de inversiones a largo y corto plazo durante el año, sería mejor crear cuentas contables generales separadas y ajustar los valores para reflejar esta separación. Este cambio aumentará la claridad y se puede utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento a largo plazo.
Existen estándares internacionalmente aceptados que rigen las decisiones sobre lo que se incluye en el balance de prueba, los ajustes aprobados y los procedimientos para escenarios comunes. Estos procedimientos contables generalmente aceptados (PCGA) son bastante detallados y proporcionan instrucciones para garantizar la coherencia en la información financiera. Las notas de los estados financieros deben enumerar cualquier desviación de los PCGA.
Antes de que los registros contables se cierren para el año, la lista de entradas de corrección se publica en el sistema contable. Estas entradas de ajuste tienen un impacto directo en los estados financieros y generalmente se mantienen en un documento o carpeta aparte. Cada entrada incluye una referencia a la documentación de respaldo o una explicación para el ajuste. En algunas circunstancias, los ajustes no pueden contabilizarse en el sistema financiero, sino que se realizan directamente en el saldo de prueba.
La versión final, después de que se hayan realizado todos los ajustes, se conoce como saldo de prueba ajustado. La conciliación entre las versiones originales y ajustadas debe incluir todas las transacciones enumeradas en el diario de ajuste. Los estados financieros pueden emitirse utilizando los valores y las cuentas que figuran en el saldo de prueba ajustado.
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