Un diario de desembolso de efectivo es un registro contable del efectivo pagado. También puede ser conocido como un registro de cheques, ya que comúnmente incluye un espacio para registrar números de cheques, ya que pocos pagos comerciales pueden hacerse en efectivo. Este documento comprende parte de los registros contables generales de una empresa. Dichos registros permiten a los contadores realizar un seguimiento de los gastos, registrar eventos de importancia y equilibrar los libros para mantener información precisa sobre los fondos disponibles y otros asuntos de interés.
En un diario electrónico de desembolso de efectivo, estos registros se guardan en el software de contabilidad. Dicho software puede comunicarse con un banco para descargar el estado de cuenta y la información de la cuenta. Estos programas pueden extraer de los diversos registros según sea necesario para que un contador pueda preparar informes, prepararse para los impuestos y participar en otras actividades relacionadas con el mantenimiento de registros. También se puede buscar por completo y tiene filtros para ordenar las entradas por tipo de gasto, monto y otras categorías.
Además de las versiones electrónicas, también se pueden guardar diarios impresos de desembolso de efectivo. Las tiendas de suministros de oficina suelen vender libros de contabilidad para este propósito. Los dueños de negocios también pueden usar un cuaderno genérico, o diseñar un formulario personalizado para usar en una carpeta para rastrear los gastos en efectivo. Las empresas pequeñas con volúmenes de transacciones relativamente bajos pueden usar copias impresas. Es posible que estas empresas no puedan pagar el software de contabilidad, o podrían determinar que el costo de adquirir y aprender un programa no supera los beneficios que puede ofrecer.
En el diario de desembolso de efectivo, cada línea proporciona espacio para anotar la fecha, el beneficiario y el monto de un desembolso. También se incluye espacio para discutir la naturaleza de un pago. En algunos casos, esto se puede hacer colocando el monto en una columna como alquiler, servicios públicos o suministros de oficina. Cada columna se puede sumar al final de un período determinado para realizar un seguimiento de los gastos totales y desarrollar un registro detallado. Esto puede ser útil para organizar durante la temporada de impuestos, cuando las columnas separadas ayudan a las empresas a sumar rápidamente las compras por naturaleza para deducirlas adecuadamente.
Aunque generalmente está diseñado para usos comerciales, un diario de desembolso de efectivo también puede ser útil como herramienta de finanzas personales. A algunas personas les resulta útil mantener registros detallados de finanzas personales para presupuestos y otras razones. Los registros organizados pueden ser especialmente valiosos para las personas que desean encontrar áreas de su presupuesto que podrían recortar para reducir los gastos generales. Por ejemplo, los gastos muy altos para comer en restaurantes o comprar ropa nueva pueden resultar obvios cuando estas compras se registran por separado en un diario de desembolso de efectivo y se comparan con otras.
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