Un libro de actas es una carpeta o libro encuadernado que contiene relatos permanentes y detallados de deliberaciones y resoluciones. Los libros de actas se escriben durante las reuniones oficiales o eventos legales de una empresa. También se pueden utilizar en empresas para registrar los procedimientos de las reuniones.
Tradicionalmente, estos libros están escritos a mano y tienen páginas numeradas secuencialmente que se han encuadernado de forma segura. Este proceso está destinado a protegerse contra actividades fraudulentas. Algunas prácticas legales aún mantienen libros escritos a mano, tanto como un guiño a la tradición como un medio confiable para disuadir la manipulación.
Por ley, las firmas incorporadas y registradas tienen la obligación de llevar un libro de actas actualizado. Estos libros deben conservarse en el domicilio oficial, el domicilio social o la dirección legal de una empresa. Deben estar al alcance de todos los miembros de una empresa.
A los diputados de la sala también se les puede encargar el mantenimiento de un libro de actas. Los diputados pueden actualizar el libro a medida que las audiencias y los juicios se llevan a cabo bajo la supervisión de un juez. Los diputados son elegidos como custodios de confianza de estos registros.
Los albores de la era tecnológica han cambiado la forma en que algunos manejan los libros de actas. Las empresas, por ejemplo, pueden confiar en que alguien escriba los minutos en una computadora, los imprima y luego pegue las impresiones en los libros con páginas numeradas secuencialmente. Los negocios con un gran número de reuniones oficiales pueden encontrar esta forma de llevar libros perfectamente aceptable.
Los libros de actas de las empresas pueden contener documentos y registros corporativos. Estos pueden incluir estatutos, artículos corporativos, informes anuales y acuerdos de directores y accionistas. También pueden contener información sobre los procedimientos de las juntas entre accionistas y directores, incluyendo qué acciones se acordaron y qué resoluciones se aprobaron.
La desviación del procedimiento estándar y tradicional de llevar actas puede hacer que la manipulación de los libros de actas sea relativamente fácil. Por ejemplo, mantener una carpeta de hojas sueltas como un libro de actas invita a la manipulación porque cualquiera puede simplemente sacar una página y poner otra página en la carpeta. Si una organización prefiere mantener un libro de hojas sueltas, se deben tomar ciertas precauciones para garantizar que el libro se mantenga seguro y que se minimicen las oportunidades de manipulación.
Para proteger la integridad de un libro de hojas sueltas, los administradores de registros deben considerar la posibilidad de incorporar un sistema en el que cada página de las actas se numere consecutivamente. De manera similar, las reuniones individuales deben tener números secuenciales asociados. Incluso los elementos diminutos en sí mismos deben numerarse. Por último, se debe solicitar en cada página la firma de alguien con autoridad que haya leído el acta y verificado su autenticidad.