Un libro de caja es un diario o libro mayor en el que se registran todas las transacciones comerciales. El libro de caja en sí está típicamente organizado en orden cronológico, y el libro se compara rutinariamente con los extractos bancarios para garantizar que el libro sea exacto. Algunas empresas usan dos libros: uno para el dinero entrante y otro para el saliente. Existen formas físicas y electrónicas de este libro, y algunas empresas usan ambas a la vez. Los libros de caja también se utilizan para auditorías internas y externas, para garantizar que no se gaste dinero ilegalmente y para garantizar que el gobierno o una empresa afiliada que todas las declaraciones comerciales sean precisas.
El libro de caja en sí está organizado de una manera simple. Todos los registros son cronológicos y generalmente se escriben en el libro cuando la transacción está ocurriendo, o poco después de que se complete la transacción, para que el libro sea lo más preciso posible. Para asegurarse de que el libro sea exacto, los gerentes generalmente lo revisan de manera rutinaria, tal vez una vez al día o una vez a la semana, y compararán los extractos bancarios para asegurarse de que no se pierdan transacciones y que ninguna transacción sea fraudulenta.
Para mantener las transacciones separadas, algunas empresas utilizarán dos libros de caja diferentes. Uno se hará para todo el dinero entrante, mientras que el otro será para el dinero saliente. Para una empresa con una gran cantidad de transacciones, esto puede ser ideal, porque será más fácil buscar entre las transacciones para comparar los registros con los extractos bancarios.
Cuando comenzó el concepto de libro de caja, solo había libros de papel disponibles, pero los libros de caja también pueden ser electrónicos. Un libro físico puede ser más difícil de robar, porque un libro no puede ser pirateado, pero también puede ocupar mucho espacio. Un libro electrónico ocupa poco espacio y, por lo general, proporciona a los usuarios herramientas y gráficos para registrar y presentar mejor los registros de caja. Muchas empresas usan libros físicos y electrónicos, por lo que hay registros separados, para que sea más difícil para un empleado o gerente robar dinero.
Además de realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales, otra función importante del libro de caja es servir como herramienta de auditoría. Las auditorías pueden ser internas o externas; la empresa que posee el libro inicia una auditoría interna y otra entidad, como el gobierno o una empresa afiliada, inicia una auditoría externa. Al verificar los registros de efectivo, comparar los registros con los extractos bancarios y contar la cantidad real de dinero en la empresa, los gerentes pueden descubrir fraude o mal uso del dinero. Mantener libros de caja también muestra que la empresa es transparente, lo que generalmente lleva a una mayor confianza en la empresa.
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