Un servidor de mensajería es una aplicación que maneja mensajes entre dos o más aplicaciones. Estos mensajes se pasan a la aplicación de middleware mediante una API de mensajería (MAPI). Los servidores de mensajería pueden almacenar mensajes en una cola hasta que se puedan entregar a las aplicaciones del destinatario.
Un ejemplo típico de una aplicación de servidor de mensajería en muchas organizaciones es Microsoft Exchange. Exchange se encuentra en un servidor y espera a que los mensajes se envíen a su cola. A partir de ahí, el middleware determina un mensaje a la vez si el mensaje debe enrutarse localmente o si debe enviarse a otro servidor de mensajería para su entrega. Si el mensaje pertenece a un destinatario local, el mensaje se entrega al buzón de correo local casi de inmediato. Si el mensaje pertenece a un almacén de mensajes remoto, el servidor de Exchange consultará a otros servidores de aplicaciones en un entorno, como DNS, para localizar el servidor al que pertenece el mensaje.
Si hay problemas de conectividad entre dos servidores de mensajería o el servidor de envío no puede determinar la ubicación del servidor remoto, la persona que envía el mensaje puede recibir un mensaje de retraso en la entrega de su servidor. Por lo general, este mensaje le informará a esa persona que el servidor tiene dificultades, pero que continuará intentándolo durante un número específico de intentos o días.
Existen otros tipos de servidores de mensajería o servidores de correo electrónico. Algunos, como Qmail, se ejecutan en el sistema operativo Linux y requieren mucha menos sobrecarga y administración que un servidor Exchange. Esto los hace ideales para proveedores de servicios de Internet que alojan una gran cantidad de cuentas de correo electrónico para los clientes. Muchas empresas utilizan Microsoft Exchange para la mensajería porque es muy fiable y funciona bien con otros productos de Microsoft utilizados por las empresas.
Cuando una persona envía un mensaje, Outlook (o su cliente de mensajería) pasa el mensaje al servidor de mensajería donde el mensaje ingresa a la cola de mensajes para esperar su turno para ser procesado. Si hay mucho correo en la cola, este proceso puede llevar un poco de tiempo, aunque por lo general la transición no es perceptible para nadie. Cuando se procesa el mensaje, el servidor de mensajería determina la ubicación del buzón del destinatario. Si el buzón es local para ese servidor, el mensaje se entrega inmediatamente a su destino. Si el destinatario no es local para el servidor, se contacta con DNS para que lo ayude a localizar el servidor en Internet. Cuando se encuentra el servidor, el mensaje de correo electrónico enviado se transfiere al servidor del destinatario donde el proceso comienza localmente desde una cola para manejar el mensaje. Una vez que se encuentra el buzón correcto, se entrega el mensaje.