Una política de distribución determina cómo y dónde se distribuye la información y los productos tanto dentro como fuera de una organización. Está formulado por ejecutivos que consideran cuidadosamente las necesidades y objetivos de una organización al decidir cómo liberar materiales. En el interior, los datos y productos deben estar disponibles para el personal que los necesita mientras se gestionan los riesgos, como las fugas al exterior. La distribución externa sigue una serie de cadenas para llevar productos, información y servicios a los consumidores finales, y estas cadenas deben determinarse cuidadosamente para proteger los intereses de la organización.
Los funcionarios de la organización pueden crear una política de distribución formal para el manejo de información y materiales dentro de una organización. Deciden quién tiene la autoridad para clasificar el material y cómo se puede transmitir entre el personal que trabaja para la empresa. Parte de la información, por ejemplo, puede estar restringida a la alta gerencia porque es de propiedad exclusiva. Otros datos pueden estar disponibles gratuitamente porque pueden ser útiles para todos dentro de la organización. Las políticas de distribución pueden controlar el riesgo de fugas o acceso no autorizado y pueden ayudar a las empresas a rastrear los orígenes de un problema al limitar el número de personas que ven ciertos materiales.
El material distribuido al público también está sujeto a una política de distribución. Las organizaciones pueden hacer informes anuales y alguna información disponible de forma gratuita, especialmente si son agencias públicas u orientadas a servicios. Un grupo que promueve la atención médica en los países en desarrollo, por ejemplo, puede querer que los miembros del público accedan libremente a sus informes sobre la falta de acceso a una atención médica constante en el mundo en desarrollo. Del mismo modo, una agencia gubernamental podría poner a disposición del público mapas para su uso en investigaciones y otras actividades.
Los productos para la venta se mueven a través de una cadena de distribución que también está sujeta a una política, enunciada en un contrato entre la empresa y el distribuidor. Las empresas quieren asegurarse de que sus productos se entreguen en los lugares correctos y pueden tener inquietudes sobre si un distribuidor trabaja con competidores, rebaja los precios o potencialmente socava el negocio de otras maneras. La naturaleza de una política de distribución puede determinar cómo los distribuidores manejan los productos.
Las empresas que cotizan en bolsa también mantienen una política de distribución de dividendos. Esto dicta cómo y cuándo se distribuyen los dividendos a los accionistas. La información sobre la política está disponible para que las personas sepan cuándo esperar dividendos y puedan seguir las actividades de la compañía para determinar si son consistentes con la política. Las empresas que no cumplan sus promesas a los accionistas pueden ser legalmente responsables, o podrían considerarse malas inversiones.
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