Un administrador de consultorio médico, también llamado a veces secretario médico o asistente de consultorio, es el principal responsable de contestar teléfonos, programar citas y administrar archivos de pacientes en una clínica de salud u otro consultorio médico. Estos profesionales a menudo trabajan directamente para médicos y enfermeras, pero también pueden ser empleados en hospitales, centros de atención de urgencia y centros de asistencia o hospicio. El trabajo suele ser similar, sin importar el entorno, y tiende a centrarse en tareas secretariales y de gestión del papeleo básico.
Interacción Directa con el Paciente
En la mayoría de los consultorios médicos, el administrador es la primera persona que los pacientes ven cuando entran. Normalmente, se sienta en un escritorio cerca de la entrada principal, y generalmente se encarga de registrar a las personas, responder preguntas y asegurarse de que los pacientes se sientan cómodos. facilitar. Dependiendo de la oficina, esta persona también puede estar a cargo de administrar la sala de espera, incluido mantenerla ordenada y asegurarse de que haya distracciones como materiales de lectura, juguetes o programas de televisión apropiados disponibles.
Gestionar el papeleo que los pacientes deben completar también es parte del trabajo en la mayoría de los lugares. Los administradores generalmente recopilan y registran la información del seguro y los formularios y divulgaciones del historial médico, y generalmente también solicitan los copagos o las facturas por tiempo de servicio que vencen.
Contestar llamadas y administrar calendarios
Manejar los teléfonos es otra parte realmente importante del trabajo de este profesional. Las personas que llaman a consultorios médicos generalmente hablan con un administrador, al menos al principio, particularmente para obtener instrucciones para llegar a la oficina o programar una cita. En el caso de una emergencia médica, el empleado de escritorio generalmente enviará la llamada a un médico o enfermera, de lo contrario, recibirá un mensaje muy detallado y pasará la información más importante al experto médico “de guardia”.
El trabajo también generalmente requiere mucha inteligencia cuando se trata de programar y organizar el tiempo. Los administradores generalmente crean y administran calendarios para citas, consultas de pacientes y reuniones importantes que deben mantener constantemente actualizadas. Cuando los médicos, enfermeras u otros profesionales médicos están retrasados o tienen que perder días, generalmente es tarea del administrador ajustar las cosas. Llamar a los pacientes, reprogramar eventos y cambiar las citas en cualquier momento puede ser una parte central del trabajo.
Trabajo clerical
El mundo médico depende en gran medida de los registros, y uno de los principales trabajos del administrador del consultorio médico es mantener en orden el papeleo y los archivos escritos. Esto generalmente comienza con registros de pacientes. El administrador generalmente debe diseñar un sistema para mantener los archivos actualizados y accesibles, que a menudo implican la informática y el mantenimiento de registros electrónicos. La mayoría de las oficinas modernas usan una combinación de archivos digitales y en papel, y organizar y asimilar los dos puede ser una tarea más grande de lo que parece.
Los administradores de oficina también pueden ser responsables de administrar la correspondencia y manejar cosas como facturas de servicios públicos y administración de nóminas. Mucho de esto depende del tamaño de la oficina en cuestión: las operaciones principales como los hospitales a menudo tienen departamentos de facturación específicos que se encargarán de los asuntos financieros, pero en las prácticas más pequeñas estas cosas a menudo recaen en la persona que se sienta en la recepción. En algunos lugares, esta persona también puede manejar la documentación del seguro, incluida la emisión de facturas a los pacientes y la gestión de pagos de terceros.
Médicos asistentes
Dependiendo de la oficina, también se puede requerir un administrador para ayudar al personal médico con cosas como dictado de registros, transcripción y preparación de la sala de examen. También puede ser necesario solicitar pruebas de laboratorio. En algunos casos, los profesionales de la salud tratan al personal de su oficina como asistentes personales, pidiéndoles que hagan cosas como organizar el transporte personal, hacer reservaciones para la cena o recoger la limpieza en seco, aunque esto no es una parte universal de la descripción del trabajo.
Diferentes configuraciones de trabajo
Un administrador de consultorio médico puede trabajar en muchos lugares diferentes. Las prácticas individuales son algunas de las más comunes, pero el trabajo se puede encontrar en casi cualquier lugar donde interactúen pacientes y trabajadores de la salud: hospitales, hogares de ancianos y clínicas independientes son solo algunos ejemplos. A veces también es posible encontrar este tipo de administradores que trabajan desde casa, a menudo como “asistentes virtuales”. Los médicos y otras personas que operan pequeñas prácticas pueden no tener los gastos generales para contratar personal para concertar citas y gestionar las presentaciones a tiempo completo, pero a menudo es útil obtener ayuda remota algunas horas a la semana. Los arreglos de trabajo en el hogar generalmente requieren acceso a Internet y una línea telefónica dedicada para atender llamadas médicas, pero los detalles pueden variar mucho según las circunstancias.
Requisitos de entrenamiento y educación
Los empleadores establecen en gran medida sus propios requisitos cuando se trata de contratar administradores de consultorios médicos, pero un diploma de escuela secundaria o equivalente es casi siempre esencial. La experiencia en el trabajo administrativo también suele ser una ventaja, y el conocimiento de la facturación y codificación médica también puede ser útil. Algunos colegios comunitarios y escuelas vocacionales ofrecen cursos diseñados especialmente para capacitar a las personas para trabajar en consultorios médicos. Si bien este tipo de programas de ninguna manera garantiza el trabajo como administrador del consultorio médico, puede facilitar que los solicitantes sean notados, particularmente en lo que respecta a trabajos competitivos o empleadores deseables.