Las personas que trabajan como administradores de pagos a menudo son responsables de rastrear las horas que trabajan los empleados y asegurarse de que se les pague en consecuencia. Estos profesionales también pueden ser responsables del seguimiento de los servicios que utiliza una organización, como las entregas de materiales, y de asegurarse de que los vendedores y proveedores reciban un pago por sus servicios. En algunos casos, se espera que un administrador de pago actúe como contador. Él o ella es responsable de asegurarse de que todos los trabajadores sean pagados dentro de las leyes y regulaciones establecidas por las agencias gubernamentales. En estos escenarios, un administrador de pago también podría participar en los procesos de auditoría y presupuestación.
Las calificaciones que las empresas requieren de sus administradores de pago varían según las tareas que son responsables de completar. Por ejemplo, las empresas en las que un administrador de pago solo debe ingresar datos sobre las horas trabajadas por los empleados pueden necesitar un título de asociado o experiencia en la entrada de datos en un entorno de oficina. En las organizaciones donde se espera que los administradores de pago actúen como miembros de los departamentos de contabilidad o planificación financiera, a menudo deben tener capacitación académica formal en campos como finanzas o contabilidad. Estos administradores de pago de nivel superior también pueden beneficiarse de muchos años de experiencia en departamentos de contabilidad o nómina, así como de obtener la certificación contable de profesionales.
Gran parte del trabajo de un administrador de pago incluye ingresar datos y revisarlos para garantizar que sean consistentes. En otras palabras, los administradores de pagos pueden medir los costos reales con las estimaciones proyectadas y determinar cómo y por qué estos valores pueden diferir. También es común que un administrador de pagos establezca presupuestos y estimaciones de mano de obra y se asegure de que los trabajadores estén dedicando la cantidad adecuada de horas.
Cuando un administrador de pago trabaja para un taxi, limusina u otro tipo de servicio de transporte, él o ella es responsable de recopilar e ingresar los datos del conductor. Este tipo de profesional podría usar medidores o software para determinar qué tan lejos viajó un conductor y cuántos pasajeros recogió. Un administrador podría calcular cuánto debe una organización a los conductores por sus servicios.
Es común que un administrador de pago actúe como negociador. Cuando este tipo de profesional es responsable de pagar a los proveedores y otros proveedores de servicios, puede asegurarse de que se cumplan los términos del contrato y que los costos y los términos del servicio sean satisfactorios para ambas partes. También es normal que un administrador de pago en un departamento de nómina ayude a los empleados que creen que les han pagado mal o que quieren permiso para trabajar horas extras.