Las empresas necesitan mantener un nivel saludable de ganancias, y establecer protocolos presupuestarios estrictos relacionados con los gastos es parte de ese proceso. En el departamento de compras, el analista de adquisiciones posee esta responsabilidad. Él o ella actuará como enlace entre su organización, el departamento de finanzas de la organización y los proveedores o posibles proveedores de la compañía. Responsable de establecer y adherirse a las pautas de adquisiciones, un analista de adquisiciones contribuye a la estrategia financiera general de la organización. La evaluación de proveedores potenciales y establecidos es parte de este proceso, así como la negociación de acuerdos y precios para adquirir mercancías, servicios o suministros.
Un analista de adquisiciones a menudo completará Solicitudes de información (RFI), que en una herramienta de evaluación utilizada para recopilar datos que miden con precisión las fortalezas y habilidades de los posibles proveedores, así como exponer cualquier debilidad que pueda afectar la estrategia financiera organizacional del analista. Además, él o ella también puede preparar Solicitudes de propuesta (RFP), solicitando a los proveedores que presenten ofertas por servicios, mercancías o suministros para apoyar los objetivos de la organización. Al recopilar los datos en las RFI y RFP, él o ella analizará la información disponible para hacer determinaciones con respecto a los proveedores y, por lo general, decidirá seleccionar uno de los más proveedores para el contrato.
La negociación es la siguiente fase del proceso en el que el analista de adquisiciones negociará con los proveedores elegidos los términos del acuerdo. Este proceso generalmente se enfoca en documentar expectativas claras requeridas por ambas partes, así como también en establecer estructuras de precios finales. Además, el analista de adquisiciones a menudo tiene la responsabilidad de redactar y renovar todos los contratos entre su organización y sus proveedores. Los contratos finales deberán especificar todas las pautas y estipulaciones articuladas en el acuerdo, incluidos, entre otros, los bienes y servicios adquiridos, la duración del contrato, los plazos previstos para la entrega de bienes o servicios, las expectativas en términos de calidad y cantidades, y claro términos de pago.
Establecer una relación de trabajo con el proveedor es de crucial importancia, y una vez establecido, el analista de adquisiciones utilizará sus capacidades de análisis de datos para comparar los términos y el rendimiento del proveedor con los datos del mercado. Analizar las tendencias actuales del mercado y pronosticar el rendimiento futuro de bienes y servicios en el mercado abierto proporcionará datos relevantes utilizados para recomendar estrategias de compra que se alineen con los objetivos financieros de la organización. Por lo tanto, un analista de adquisiciones pasará una gran cantidad de tiempo traduciendo datos sin procesar en información que puede usarse para tomar decisiones.