Un asistente de gesti?n, tambi?n conocido como secretario ejecutivo, brinda asistencia a uno o m?s ejecutivos de alto nivel. Esta persona puede apoyar al presidente, CEO, vicepresidente o jefe de departamento dentro de una organizaci?n. Los deberes pueden estar relacionados con funciones administrativas espec?ficas a las necesidades del ejecutivo y la organizaci?n. Las responsabilidades laborales de una persona en este puesto generalmente van m?s all? de las funciones administrativas generales para involucrar tareas complejas como la investigaci?n anal?tica y la preparaci?n de informes. Un asistente de gesti?n tambi?n puede supervisar a otro personal administrativo de la organizaci?n.
Una persona empleada en este puesto es responsable de manejar las funciones administrativas de uno o varios altos ejecutivos. Las responsabilidades administrativas de las que es responsable el ejecutivo dentro de la organizaci?n generalmente se asignan a esta persona. Gran parte de este soporte administrativo incluye la preparaci?n de notas, correos electr?nicos y otra correspondencia en nombre del ejecutivo. Esta persona mantiene un sistema de archivo, responde llamadas telef?nicas y enruta mensajes. Deberes adicionales pueden incluir la clasificaci?n de correo y faxes.
Realizar responsabilidades de manera efectiva puede requerir tener buenas habilidades de organizaci?n y la capacidad de realizar m?ltiples tareas. El secretario ejecutivo podr?a ser responsable de organizar reuniones y conferencias. Esto tambi?n puede requerir la coordinaci?n de m?ltiples horarios y el manejo de todos los detalles relacionados con la reuni?n. En general, preparar la agenda y ordenar comidas o refrescos tambi?n son parte de las responsabilidades de esta persona.
Cuando el ejecutivo tiene que viajar por negocios, el asistente de administraci?n generalmente es responsable de asegurar los arreglos de la aerol?nea, el alquiler de autom?viles y el hotel seg?n sea necesario. A menudo mantendr? el calendario del ejecutivo y mantendr? al ejecutivo al tanto de las citas diarias y pr?ximas, las reuniones y los viajes relacionados con la empresa. Por lo general, preparar? materiales de presentaci?n para su jefe que est?n asociados con las reuniones.
Gran parte de las tareas administrativas asignadas al asistente de gesti?n dependen de lo que el ejecutivo est? dispuesto a delegar. Esto podr?a llevar a tareas m?s complejas m?s all? de las tareas administrativas b?sicas que generalmente se requieren para alguien que asiste a otra persona. Un ejemplo de estas tareas complejas es la preparaci?n y distribuci?n de informes.
El conocimiento de las aplicaciones inform?ticas con habilidades intermedias o avanzadas suele ser esencial para realizar tareas con una supervisi?n m?nima. El asistente de gesti?n tambi?n puede gestionar proyectos especiales relacionados con toda la organizaci?n y mantener bases de datos. Dependiendo del tama?o de la empresa, los deberes generalistas de recursos humanos tambi?n pueden ser parte de sus responsabilidades diarias.
Otra responsabilidad para algunos asistentes de gesti?n tambi?n puede implicar la supervisi?n del personal administrativo de nivel inferior en la organizaci?n. Esto requiere tener habilidades de liderazgo y habilidades de gesti?n. Es posible que el asistente tenga que planificar, asignar y monitorear el flujo de trabajo del personal administrativo dentro del departamento. Junto con la supervisi?n, el asistente suele ser la persona de referencia para las operaciones diarias de la oficina con respecto a los equipos de oficina o los problemas de mantenimiento del edificio.