Un empleado de ingresos realiza tareas administrativas relacionadas con transacciones financieras en empresas de servicios públicos, agencias de tránsito y otros proveedores de servicios. Esto incluye la emisión de facturas, el cobro de pagos, el registro de información de cuentas y el manejo de cuentas vencidas. La preparación de estados financieros también puede ser parte del trabajo de un empleado de ingresos. Algunas oficinas brindan apoyo administrativo debido al alto volumen de pagos manejados, mientras que en otros casos las personas trabajan por su cuenta e informan a un director financiero u otro funcionario similar.
La información sobre los servicios prestados debe enviarse al secretario de ingresos, que prepara los estados de cuenta para los clientes. El software automatizado puede facilitar este proceso imprimiendo estados de cuenta a pedido y realizando los cálculos necesarios para impuestos, tarifas y otros gastos. Estas facturas pueden enviarse con sobres de pago e información sobre otras opciones de pago. Algunos empleados de ingresos trabajan con sistemas de pago en línea, que permiten a los clientes enviar pagos electrónicamente y pueden interactuar con el sistema informático para registrar datos automáticamente y crear informes para el uso del empleado.
A medida que llegan los pagos, el empleado de ingresos los compara con las cuentas y los registra. En caso de que aún exista un saldo adeudado, se puede emitir otra factura o se pueden tomar notas sobre un plan de pago si se ha establecido uno. El mantenimiento preciso de registros es importante para evitar la doble facturación o el envío de clientes a las colecciones cuando están en regla. Los cambios en las cuentas, como actualizar las direcciones o los detalles del servicio, también pueden ser realizados por un empleado de ingresos para asegurarse de que los clientes se facturen de manera precisa y adecuada.
Los informes financieros periódicos pueden proporcionar información sobre los pagos cobrados y pendientes. El secretario de ingresos los envía a otros miembros de la oficina para que sepan cuánto dinero está trayendo la empresa o agencia. Esto también puede proporcionar información sobre el volumen de servicios que se utilizan, lo que ayuda con la planificación. Por ejemplo, una empresa de servicios de agua podría tener que planear transportar camiones para satisfacer las necesidades en la estación seca.
El software también puede generar listas de cuentas vencidas. El empleado de ingresos puede enviar demandas de pago y hacer llamadas de seguimiento a los clientes si no responden. En algunos casos, no pagar puede resultar en ser enviado a una agencia de cobros de terceros después de un período de tiempo establecido. Esto implica empaquetar las cuentas con toda la información disponible para que los representantes de cobranzas puedan trabajar con el cliente para cobrar el dinero, establecer un plan de pagos a plazos o tomar medidas legales para recuperar los fondos impagos.