Los empleados de suministros son personas que tienen la responsabilidad de administrar las ?reas de suministros de las empresas de manera que se asegure que todos los suministros esenciales necesarios para la operaci?n continua del negocio est?n disponibles en cantidades suficientes. Por lo general, el empleado de suministros trabajar? en conjunto con los supervisores departamentales y los agentes de compras para determinar la cantidad de art?culos diferentes a tener a mano y desarrollar criterios para reordenar en funci?n de los patrones de uso como un medio para mantener el inventario de suministros dentro de l?mites razonables. Para lograr esto, un empleado de suministros administrar? los procesos utilizados para desembolsar los art?culos del inventario de la sala de suministros, realizar? conciliaciones peri?dicas de inventario para garantizar la precisi?n de los registros de la sala de suministros e iniciar? las solicitudes a los agentes de compras que a su vez se les asign? un pedido n?mero y colocado con proveedores para el cumplimiento de pedidos.
Una de las tareas principales de un empleado de suministros es mantener registros precisos tanto del tipo como de la cantidad de art?culos que se encuentran en la sala de suministros. En d?cadas pasadas, esto a menudo se manejaba con alg?n tipo de sistema de archivo manual que permit?a contabilizar r?pidamente los recibos de bienes recibidos recientemente y al mismo tiempo publicar los desembolsos de art?culos en diferentes departamentos. Como parte del proceso, las personas autorizadas de esos departamentos completar?an una simple solicitud de ciertas partes u otros art?culos, se?alando el departamento que recibir?a esos bienes. El empleado de suministros usar?a la solicitud para extraer el art?culo y la cantidad del inventario y entregar esos art?culos al representante de ese departamento. En ese momento, el formulario de solicitud se actualizar?a con la fecha y hora del desembolso, firmado por el representante del departamento y luego utilizado por el empleado de suministros para restar esa cantidad y tipo de bien de los registros de inventario.
Un empleado de suministros tambi?n usar?a copias de los conocimientos de embarque y listas de empaque para recibir los bienes entrantes y agregarlos al inventario. Por lo general, los productos se inspeccionar?an antes de la aceptaci?n y luego se firmar?an y se les asignar?a una ubicaci?n espec?fica dentro del cuarto de suministros para su almacenamiento. La asignaci?n de ubicaciones espec?ficas facilit? la recuperaci?n de los productos cuando y seg?n lo necesiten los diferentes departamentos, y tambi?n minimiz? las posibilidades de errores en el recuento de unidades.
Hoy en d?a, la tecnolog?a permite al empleado de suministros ingresar r?pidamente actualizaciones al inventario de suministros a trav?s de una base de datos de computadora. La base de datos se puede programar para identificar cualquier elemento que se encuentre cerca de las unidades m?nimas para tener a mano, lo que le brinda al empleado la capacidad de preparar y enviar r?pidamente solicitudes para reordenar. El uso de una base de datos de suministros tambi?n ayuda en una tarea continua com?n a muchos sistemas de suministros, conocida como conteo de ciclos. Esencialmente, un conteo c?clico es un conteo f?sico peri?dico de todos los art?culos en el inventario, y se utiliza para conciliar cualquier discrepancia que pueda existir entre los registros de suministros y el n?mero real de unidades de cada art?culo encontrado en el inventario. Esta tarea permite permitir cualquier diferencia que pueda ocurrir debido a errores en el conteo o partes y otros equipos que pueden declararse obsoletos, y ayuda a garantizar que los suministros esenciales est?n siempre disponibles cuando sea necesario.