Un especialista en gestión de inventario generalmente trabaja para empresas manufactureras y centros de distribución. Este tipo de profesional es responsable de realizar un seguimiento de todos los activos físicos. Por ejemplo, en una empresa de fabricación, alguien con este trabajo puede asegurarse de que los compradores soliciten las cantidades adecuadas de materias primas. Él o ella podría supervisar las entregas y los envíos salientes, y asegurarse de que lo recibido o enviado coincida con los números ingresados en las listas de materiales. Este tipo de especialista también podría ser responsable del desarrollo de sistemas de seguimiento de activos.
La compra es a menudo un deber principal del puesto. Debe estar familiarizado con los diferentes proveedores de una industria y comprender cómo obtener los mejores equipos y materiales a los precios más razonables. Una parte importante de la compra son las negociaciones contractuales. Un especialista puede trabajar con representantes de proveedores para desarrollar contratos que sean aceptables para ambas partes. Él o ella también se asegura de que los proveedores cumplan los términos de los acuerdos.
También es común que un especialista en gestión de inventario se asegure de que todo el equipo funcione correctamente. Él o ella planifica las inspecciones y crea un sistema de informes que los empleados pueden usar cuando descubren que el equipo está dañado. Muchos especialistas en inventario creen que es más rentable reparar equipos en el momento en que se informan los problemas. Esta es una buena manera de evitar reemplazos, que suelen ser más caros.
Un especialista en gestión de inventario también debe estar al tanto de la demanda proyectada para su industria. El conocimiento de las proyecciones ayuda a un especialista a saber cuánto material pedir. La gestión ajustada, un sistema mediante el cual las empresas desperdician lo menos posible, es una práctica común entre las empresas manufactureras. Para reducir el desperdicio y, por lo tanto, aumentar los márgenes de beneficio, un especialista en inventario tiene como objetivo ordenar la cantidad exacta necesaria.
Los especialistas en gestión de inventario a menudo confían en sus sistemas de seguimiento de activos. Por ejemplo, pueden colocar códigos de barras en cada pieza del equipo. Los empleados del inventario pueden escanear códigos de barras para recuperar información del equipo de una base de datos. Un especialista en inventario puede determinar qué tipo de información se incluye en cada cuenta y desarrollar un protocolo para actualizar la información de los activos.
La capacitación y la gestión de empleados también son tareas importantes para un especialista en gestión de inventario. Un especialista puede trabajar con cada trabajador de inventario para ver que él o ella sepa cómo almacenar equipos y materiales y cómo registrar información en una base de datos. Si todos los empleados siguen el protocolo de inventario, es más fácil para los especialistas realizar un seguimiento de los activos.