Un gerente de sucursal es contratado por una empresa para administrar completamente una oficina regional. El alcance exacto de las responsabilidades del gerente de un funcionario de sucursal cambiará dependiendo del tamaño de una empresa, pero las tareas generalmente incluyen administrar a los empleados y manejar el funcionamiento diario de una oficina. Esto puede incluir contestar teléfonos, archivar, programar y manejar recogidas y entregas. En oficinas más grandes, un gerente de sucursal supervisará a los empleados individuales que están a cargo de cada una de las tareas anteriores. La gestión básica de los recursos humanos, como la contratación y la capacitación, también puede ser parte de la descripción del trabajo del gerente de una sucursal.
Las empresas pueden tener múltiples oficinas en una región o país para administrar las operaciones en diferentes áreas. Cada sucursal necesita un gerente de oficina para ver su función y operación. Dentro de una oficina, el gerente de la sucursal ve que cada trabajo se realiza de la manera que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Con este fin, el gerente de la sucursal podría ser responsable de determinar la cantidad de personal necesario para una tarea en particular, y también podría estar a cargo de establecer la descripción específica del trabajo de cada puesto. La coordinación del personal es una responsabilidad principal del gerente de la sucursal.
La programación para cada empleado también a menudo es manejada por el gerente de la oficina. Este es un acto de malabarismo que requiere satisfacer las necesidades de personal y al mismo tiempo permitir conflictos de horario de cada empleado. Cuando un empleado necesita tiempo libre, como vacaciones o licencia por maternidad, el gerente se asegura de que se brinde cobertura. En caso de que una empresa crezca a partir de mayores ganancias o número de clientes, el gerente de la sucursal contrata personal adicional. Esto incluye revisar currículums, programar entrevistas y realizar capacitaciones para nuevos empleados.
Más allá de la administración del personal, un gerente de sucursal se asegurará de que todo el equipo necesario para trabajar funcione correctamente. Las computadoras, las fotocopiadoras, las máquinas de fax y las líneas telefónicas pueden ser atendidas por un miembro del personal de tecnología de la información, pero es el gerente de la oficina el que se encarga de comprar nuevos equipos y programar los tiempos de reparación del servicio. La gestión del inventario de suministros y las compras son otras áreas manejadas por un gerente de oficina. Esto incluye la compra de papel, bolígrafos, productos de envío y embalaje, y materiales de oficina para la sala de descanso.
El correo es otra área importante supervisada por un gerente de sucursal. Cada día, el correo del negocio debe clasificarse, distribuirse y archivarse. Por lo general, otro empleado está encargado de la sala de correo. El gerente supervisa a este empleado y asegura que todo se maneje correctamente.