Un procesador de documentos maneja los documentos entrantes y la entrada de datos para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Las instituciones financieras, firmas de abogados, compañías de seguros y proveedores de servicios de salud utilizan procesadores de documentos, entre otros. No se requiere capacitación especial para los puestos en este campo, a menos que las personas tengan interés en funciones de supervisión avanzada. Algunos empleadores pueden requerir títulos universitarios o certificaciones especiales de los supervisores para que puedan realizar su trabajo de manera más efectiva, mientras que otros pueden promover personal experimentado sin capacitación especial.
Cuando los documentos llegan al sitio, el procesador de documentos los revisa para asegurarse de que sean precisos y completos. Si no lo están, pueden enviarse de vuelta al cliente o miembro del personal de origen. En un banco, por ejemplo, el oficial de préstamos es responsable de entregar un paquete de préstamo completo. Si faltan documentos o no son precisos, el procesador de documentos puede devolverlos al oficial de préstamos para solucionar el problema antes de continuar con el proceso de solicitud de préstamo.
Se pueden ingresar documentos completos en bases de datos, ya sea transfiriendo información manualmente o escaneándolos. Los procesadores de documentos archivan los originales, utilizan el sistema de archivo de la compañía y se aseguran de que el archivo digital incluya notas sobre la ubicación física, o los trituran después de producir facsímiles legalmente aceptables. Después de verificar toda la información, el procesador de documentos puede liberarla en el sistema para que la use otro personal. Las personas pueden buscar los documentos físicos para referencia, o mirar los registros digitales para recopilar información para apoyar actividades como originar pagos de seguros o confirmar el estado de un cliente con un bufete de abogados.
Este trabajo requiere comodidad y familiaridad con los sistemas de archivo, el manejo de material sensible y el trabajo con bases de datos. Algunos procesadores de documentos tienen capacitación especial para manejar tareas como facturación y codificación médica, o revisión preliminar de las solicitudes de hipotecas. Otros se centran en la entrada y el almacenamiento de datos y pueden no necesitar habilidades especiales. Las oportunidades de interacción con el cliente generalmente son limitadas para un procesador de documentos, a menos que se encargue de contactar a los clientes para pedirles que aborden documentos incompletos.
El ambiente de trabajo es típicamente similar al de la mayoría de las oficinas. Los procesadores de documentos pueden pasar largas horas frente a la computadora y deben ser capaces de manejar algunas flexiones y levantamientos para acceder a los registros. Los descansos generalmente se estructuran en el día y el trabajo puede ser más autodirigido, ya que las personas no necesitan supervisión directa en todo momento cuando manejan tareas básicas asociadas con el procesamiento de documentos. Es posible que las personas con un interés en los roles de gestión necesiten obtener capacitación o certificación adicional, así como demostrar competencia y disposición para aprender en el lugar de trabajo.