Un procesador de documentos maneja los documentos entrantes y la entrada de datos para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Las instituciones financieras, firmas de abogados, compa??as de seguros y proveedores de servicios de salud utilizan procesadores de documentos, entre otros. No se requiere capacitaci?n especial para los puestos en este campo, a menos que las personas tengan inter?s en funciones de supervisi?n avanzada. Algunos empleadores pueden requerir t?tulos universitarios o certificaciones especiales de los supervisores para que puedan realizar su trabajo de manera m?s efectiva, mientras que otros pueden promover personal experimentado sin capacitaci?n especial.
Cuando los documentos llegan al sitio, el procesador de documentos los revisa para asegurarse de que sean precisos y completos. Si no lo est?n, pueden enviarse de vuelta al cliente o miembro del personal de origen. En un banco, por ejemplo, el oficial de pr?stamos es responsable de entregar un paquete de pr?stamo completo. Si faltan documentos o no son precisos, el procesador de documentos puede devolverlos al oficial de pr?stamos para solucionar el problema antes de continuar con el proceso de solicitud de pr?stamo.
Se pueden ingresar documentos completos en bases de datos, ya sea transfiriendo informaci?n manualmente o escane?ndolos. Los procesadores de documentos archivan los originales, utilizan el sistema de archivo de la compa??a y se aseguran de que el archivo digital incluya notas sobre la ubicaci?n f?sica, o los trituran despu?s de producir facs?miles legalmente aceptables. Despu?s de verificar toda la informaci?n, el procesador de documentos puede liberarla en el sistema para que la use otro personal. Las personas pueden buscar los documentos f?sicos para referencia, o mirar los registros digitales para recopilar informaci?n para apoyar actividades como originar pagos de seguros o confirmar el estado de un cliente con un bufete de abogados.
Este trabajo requiere comodidad y familiaridad con los sistemas de archivo, el manejo de material sensible y el trabajo con bases de datos. Algunos procesadores de documentos tienen capacitaci?n especial para manejar tareas como facturaci?n y codificaci?n m?dica, o revisi?n preliminar de las solicitudes de hipotecas. Otros se centran en la entrada y el almacenamiento de datos y pueden no necesitar habilidades especiales. Las oportunidades de interacci?n con el cliente generalmente son limitadas para un procesador de documentos, a menos que se encargue de contactar a los clientes para pedirles que aborden documentos incompletos.
El ambiente de trabajo es t?picamente similar al de la mayor?a de las oficinas. Los procesadores de documentos pueden pasar largas horas frente a la computadora y deben ser capaces de manejar algunas flexiones y levantamientos para acceder a los registros. Los descansos generalmente se estructuran en el d?a y el trabajo puede ser m?s autodirigido, ya que las personas no necesitan supervisi?n directa en todo momento cuando manejan tareas b?sicas asociadas con el procesamiento de documentos. Es posible que las personas con un inter?s en los roles de gesti?n necesiten obtener capacitaci?n o certificaci?n adicional, as? como demostrar competencia y disposici?n para aprender en el lugar de trabajo.