Una recepcionista es alguien en una posición administrativa y de secretaría que implica servir como la cara y la voz de una empresa, mientras coordina la comunicación entre los clientes de la empresa y sus empleados. En una empresa de bienes raíces, una recepcionista de bienes raíces debe exhibir excelentes habilidades telefónicas y una atención a los detalles requeridos por la naturaleza del negocio. Los requisitos educativos para este puesto incluyen el mínimo de un diploma de escuela secundaria, mientras que muchos tienen capacitación adicional. Combinadas, las responsabilidades de la recepcionista pueden clasificarse aproximadamente como servicio al cliente, administrativo, organizacional; él o ella también puede actuar en algunas capacidades oficiales, como actuar como notario público para ciertos documentos.
El servicio al cliente y las excelentes habilidades telefónicas son algunas de las principales responsabilidades de este puesto. Una recepcionista de bienes raíces es a menudo el primer contacto oficial de un cliente con una oficina de bienes raíces, incluso si es solo en forma de voz. En una oficina individual o de múltiples agentes, una recepcionista de bienes raíces se mantiene al día con las ubicaciones de los agentes, los listados y el estado de los contratos. Él o ella toma mensajes de las partes involucradas (compradores potenciales, vendedores, firmas de títulos, prácticas legales y otros agentes) y los transmite a las personas apropiadas. Los recepcionistas también realizan un seguimiento de las múltiples citas necesarias en el sector inmobiliario, notificando a las partes involucradas para garantizar el buen funcionamiento del negocio.
Dependiendo del tamaño de la oficina de bienes raíces y del número de agentes de bienes raíces en ejercicio dentro de ella, una recepcionista de bienes raíces también puede ser responsable de los deberes administrativos básicos y el procesamiento de textos. Estas actividades pueden incluir contratos de mecanografía para compradores o vendedores, y administrar la correspondencia de la agencia saliente. Él o ella también puede ser responsable de actualizar las listas de inicio para su publicación, ya sea en línea o en un periódico; En algunas oficinas, la responsabilidad de la recepcionista de bienes raíces puede extenderse a la actualización del sitio web de la agencia y los listados en línea también. Las tareas administrativas también pueden incluir la organización y el pedido de suministros de oficina en general, así como los relacionados con el comercio, como la señalización al aire libre, folletos de destino y tarjetas de visita. Los recepcionistas a menudo también son responsables de recibir y clasificar el correo entrante a agentes específicos, el gerente de la oficina o el propietario de la agencia y el contador de la oficina por cualquier factura de honorarios de la compañía adeudada.
La mayoría de los empleados en este rol tienen un mínimo de un diploma de escuela secundaria. Muchas recepcionistas tienen una formación educativa en habilidades de secretaría, y un porcentaje significativo tiene certificados o títulos de asociado en un área relacionada. Si bien una certificación como agente de bienes raíces generalmente no es necesaria, también puede ser útil para los candidatos que solicitan estos puestos.