Un secretario del condado es un funcionario electo o designado que maneja una amplia gama de deberes, desde supervisar todas las elecciones hasta servir como secretario principal del sistema judicial del condado. Él o ella mantiene registros de nacimiento, matrimonio y defunción, y es responsable de las publicaciones legales. El secretario del condado también sirve a la comisión del condado como su secretario, estableciendo la agenda, registrando actas y votos, y manejando tareas administrativas para los comisionados.
Como director general de elecciones, un secretario mantiene listas de registro de votantes y registra nuevos votantes. Él o ella recauda los honorarios y los informes de divulgación financiera presentados por los candidatos que compiten por un cargo público. El secretario es responsable de nombrar, reclutar y capacitar a los trabajadores electorales y supervisar las papeletas, el equipo de votación y los lugares de votación. Cuando los ciudadanos presentan peticiones para retirar a un funcionario público, o una iniciativa para la votación, el secretario maneja los documentos de acuerdo con la ley estatal y federal.
En algunos condados, especialmente los condados pequeños o rurales, el secretario también es el registrador del condado. Esta posición maneja cientos o miles de documentos cada día, dependiendo del tamaño del condado. Todos los documentos se copian y mantienen rutinariamente en microfilm para su conservación permanente. Un secretario / registrador del condado pone a disposición del público los registros de propiedad a pedido.
Todas las transferencias de tierras registradas, ejecuciones hipotecarias y escrituras de fideicomiso son comúnmente manejadas por el secretario / registrador. Él o ella tiene contacto frecuente con compañías de títulos y bancos después de que se venda la propiedad o cuando se presente un embargo preventivo en su contra. El secretario / registrador del condado cobra todas las tarifas de registro y las entrega a la oficina del contralor. En la mayoría de los condados, el secretario prepara un informe anual de toda la actividad en la oficina.
Cuando el secretario del condado es también el secretario principal de la corte, los deberes pueden ser más variados. Esta persona puede presentar casos judiciales y estar presente durante los procedimientos judiciales. Él o ella puede firmar órdenes de arresto, sentencias u órdenes judiciales, y mantiene registros de divorcios. El secretario supervisa a otros empleados que trabajan en el juzgado del condado y se encarga de contratarlos y despedirlos.
Algunos empleados del condado tienen la tarea de mantener registros con fines fiscales. Mantienen listas de impuestos y monitorean evaluaciones especiales, además de enviar por correo los documentos de impuestos y evaluaciones a los propietarios. Una de las tareas asociadas con este puesto es cobrar los impuestos a la propiedad de los ciudadanos y registrar esos pagos.
Los deberes de un secretario del condado varían según la región, pero también pueden incluir el procesamiento de pasaportes y solicitudes de vivienda. Algunos empleados mantienen un inventario de los activos del condado y preparan informes sobre la deuda del condado. Además, él o ella podría ser responsable de mantener registros de todas las reclamaciones y demandas presentadas contra el condado.