Le message d’accueil du répondeur professionnel que vous utilisez doit être assez court et précis, même si vous pouvez l’utiliser pour montrer ce que votre entreprise a à offrir. Votre ton général dans le message doit être professionnel et indiquer aux appelants que même si leur appel a été manqué à ce moment-là, ils sont importants et vous prévoyez de les contacter dès que possible. Dans ce contexte, cependant, vous ne devez pas indiquer que vous parlez à quelqu’un de plus important que l’appelant. Le message d’accueil de votre répondeur professionnel doit également être personnalisé de la manière que vous jugez appropriée à votre entreprise et à vos besoins.
Un message d’accueil de répondeur professionnel est un message enregistré sur la messagerie vocale ou le répondeur d’une entreprise. Étant donné que ce message va être entendu par au moins certains de vos clients, vous devez vous assurer de garder le message professionnel. Pour la plupart, vous ne devez pas créer un message ridicule ou drôle, mais plutôt fournir des informations importantes et utiles de manière professionnelle et assez rapide. Vous pouvez, cependant, utiliser le message comme une occasion rapide d’inclure une brève déclaration sur un service particulier que vous offrez, comme “Merci d’avoir appelé The House of Pies, la maison de la tarte aux courgettes et aux artichauts de renommée mondiale.”
Les informations que vous fournissez dans le message d’accueil de votre répondeur professionnel peuvent varier en fonction de vos besoins spécifiques, même si certaines informations de base sont courantes. Vous devez indiquer l’entreprise qui a été contactée, y compris un nom spécifique si vous avez un numéro d’entreprise personnel ou un poste. Si le message est destiné à un usage général, vous pouvez indiquer que vous n’êtes pas disponible, bien qu’un message à utiliser après les heures de bureau puisse fournir à l’appelant les heures normales de bureau. Cependant, vous ne devez utiliser aucune langue qui pourrait être prise pour indiquer que vous êtes occupé par une tâche plus importante que votre interlocuteur.
Tout message d’accueil de répondeur professionnel que vous utilisez doit également être personnalisé et personnalisé en fonction de vos besoins. Si vous disposez d’un service d’urgence qu’un appelant peut activer en appuyant sur un bouton pour une réponse plus rapide, vous devez l’indiquer dans le message. Il peut également être utile de rappeler aux appelants les informations qu’ils doivent fournir dans leur message, telles que leur nom, leurs coordonnées et la raison de leur appel. Vous devez également remercier l’appelant pour son appel à la fin de votre message et indiquer que vous prévoyez de retourner l’appel dès que possible.