Une entreprise prépare généralement des états comptables mensuels pour évaluer sa situation financière actuelle. Ces états comprennent le compte de résultat, le bilan et l’état des flux de trésorerie. Les deux premiers états peuvent inclure une divulgation financière pour certains groupes d’informations. Pour faire une divulgation financière, une entreprise doit séparer les notes en certains groupes, fournir un bref énoncé de l’élément et inclure les calculs ou exemples requis si nécessaire. Les normes comptables nationales peuvent exiger plus d’informations dans les informations à fournir.
Les principaux types d’états d’information financière comprennent un résumé des principales méthodes comptables, des événements ultérieurs, des événements ou opérations notables et des déclarations de la direction sur certains aspects commerciaux. Ces groupes sont assez standards et contiennent généralement les informations supplémentaires requises par les parties prenantes pour prendre des décisions. Cependant, la formulation de chaque groupe est souvent flexible. Les entreprises doivent simplement créer des déclarations pour tous les éléments admissibles aux divulgations; une entreprise peut ne pas en avoir un de chaque type. Les contrôleurs ou gestionnaires comptables doivent approuver le relevé avant sa publication.
La brève déclaration de chaque information financière doit décrire avec précision l’événement ou la transaction. Par exemple, un résumé des principales conventions comptables se concentre souvent sur l’évaluation des stocks ou les radiations, entre autres éléments. L’entreprise doit décrire les méthodes comptables qui affectent la majeure partie de ses états financiers. Les transactions ultérieures ou les événements notables seront de nature similaire. L’énoncé doit décrire quelle transaction va avoir lieu ou a eu lieu, quels en seront les effets et pourquoi elle est importante.
Des calculs ou des exemples sont également courants dans certains types d’états financiers. La plupart des rapports comptables dictent simplement le solde ou le chiffre final de chaque compte du grand livre. Les calculs sont nécessaires pour afficher comment l’entreprise calcule certaines informations et pourquoi les calculs aboutissent à la déclaration la plus précise. Le calcul doit être un court affichage inclus après le verbiage dans la divulgation financière. Les comptables fournissent généralement les calculs à partir de leurs documents de travail.
Les entreprises publiques sont souvent les plus gros utilisateurs des déclarations financières. Ils doivent divulguer les informations afin d’informer les parties prenantes sur certains aspects de l’entreprise. Les agences gouvernementales peuvent également être intéressées par ces déclarations. Par exemple, les agences gouvernementales peuvent chercher à voir si les entreprises comptabilisent correctement certains éléments. D’autres fois, les parties prenantes externes recherchent les attentes de la direction sur certaines transactions qui se produiront maintenant ou dans le futur et qui pourraient être préjudiciables à l’entreprise.